L’anno sta per finire e il pensiero si concentra anche sulla gestione dell’archivio dei documenti, dai DDT alle fatture, dai cedolini agli estratti conto e altro.
Una mole di fogli cartacei che deve essere ben tenuta e, soprattutto, conservata per essere recuperata in caso di consultazione.
E tutto questo per un tempo abbastanza lungo.
Per quanto tempo si devono tenere in archivio i documenti?
La conservazione dei vari documenti a livello fiscale è di 10 anni.
Esatto, il termine di prescrizione fissato per legge, è di 10 anni e i documenti sono:
- ricevute di pagamento, F24 e bollettini postali,
- estratti conto dei conti correnti bancari/postali.
Ci sono documenti per i quali il termine è di 5 anni.
Tra questi ci sono, per un’azienda:
- ricevute di pagamento della tassa sui rifiuti, IRES, IRAP,
- ricevute di pagamento di canoni di affitto,
- le dichiarazioni dei redditi, mod. 770 e ricevute di pagamenti IRPEF,
- ricevute dei premi assicurativi,
- sanzioni amministrative e multe stradali.
Come e dove raccogliere, pertanto, tutta questa mole di documenti?
Raccoglitori per l’archivio: il metodo migliore
L’archiviazione dei documenti, di vario formato, va fatta in raccoglitori con etichette adesive.
Questo ti permette di avere tutto sotto controllo anche in caso di spostamento dei faldoni da un archivio all’altro per la conservazione.
Ciò è fondamentale per reperire velocemente gli originali in caso di contestazioni o necessità fiscali.
Per mantenere l’archivio efficiente nel tempo è bene aiutarsi con delle cartelline trasparenti da collocare all’interno dei raccoglitori.
Questo ti permette di avere una maggiore suddivisione tra le pratiche e una conservazione ottimale.
Cosa usare in sostituzione del raccoglitore
In alternativa al raccoglitore classico, puoi utilizzare la pratica cartella portadocumenti espandibile.
Occupa poco spazio e consente di archiviare e allo stesso tempo avere immediatamente sottomano tutti i documenti cartacei.
Nel caso in cui avessi pochi documenti (sei fortunato!) l’alternativa è un quaderno ad anelli per archiviare.
Ti consiglio di mantenere i documenti tutti insieme e specificare il contenuto con dei divisori.
Sulle pagine indice, chiamate intercalari, puoi indicare a penna ciò che dovrà essere archiviato in quella sezione.
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Documenti gestiti online
Dato che spesso si devono gestire anche documenti online, il suggerimento è quello di tenere un archivio digitale.
Ma come?
Per i file digitali è meglio conservare le copie in due posizioni diverse, ad esempio una su computer e una su un hard disk esterno.
La sicurezza non è mai troppa quando si parla di documenti.
Archivio documenti da casa: sei uno smartworker?
Anche lavorando da casa, con lo smartworking, potresti dover suddividere le varie tipologie di documenti stampati.
Con un cassetto per l’archiviazione puoi separare, per esempio, nel primo cassetto la posta in arrivo, nel secondo i documenti già consultati da archiviare e nel terzo tenere i fogli necessari per gli appunti.
Organizzare un archivio cartaceo richiede un impegno costante e tanta pazienza.
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