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Conservazione dei documenti: tempi e articoli per l’ufficio

La conservazione dei documenti riguarda tutti, dai privati cittadini, alle aziende e pubbliche amministrazioni. 

Bollette, fatture, ricevute, scontrini e altro devono essere conservati per i giusti tempi (validità dei documenti), per averli a disposizione in caso di controlli fiscali.

Ma quali sono i documenti da conservare per dieci anni? E per cinque?

Vediamolo insieme in questo prontuario.

Conservazione di fatture e documenti fiscali

Come previsto da uno dei principali riferimenti normativi in materia (articolo 2220 del Codice Civile) le fatture, così come tutte le scritture contabili in generale, devono essere conservate per un periodo minimo di dieci anni, così da poter essere presentate in caso di controllo.

A questo punto, bisogna fare una specifica:

  • Le fatture in formato analogico/cartaceo possono essere conservate in archivi o faldoni, basta che restino intatte nel tempo;
  • Se invece si parla di fatture digitali (obbligatorie per la PA ormai da diversi anni), allora bisogna ricorrere alla conservazione digitale, prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs. n.82/2005) e dalla normativa secondaria specifica.

Estratti conto e documenti bancari

L’estratto conto (documento che permette ai correntisti di visionare entrate, uscite e, in generale, tutti i movimenti che sono stati fatti sul proprio conto in un dato lasso di tempo) così come i documenti bancari fanno riferimento al Testo unico bancario (TUB o Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia) per i tempi di conservazione da parte della banca.

L’articolo 119 comma 4 del TUB stabilisce che un cliente può avere copia della documentazione di tutte le operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni, quindi questo è anche il tempo di conservazione minimo degli estratti conto. 

 

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Conservazione dei documenti sanitari

I documenti sanitari sono tanti tipi. Alcuni di essi devono essere conservati per un periodo minimo di dieci anni.

I principali: assistenza diretta e indiretta, campioni, consulenze, radiografie, idoneità.

Conservazione del 730

Il 730 viene equiparato ai documenti contabili e fiscali. 

Perciò, come riportato nel già citato articolo 2220 del Codice civile, deve essere conservato per un periodo minimo di dieci anni.

Per quanto riguarda le modalità di conservazione, bisogna fare delle differenze:

  • La conservazione “in casa” può essere scelta dai privati cittadini che vogliono conservare da sé i propri 730;
  • La conservazione tramite intermediari non è una soluzione perché, anche se sono tenuti a conservare la documentazione, il privato cittadino deve comunque conservare a sua volta i 730;
  • La conservazione in outsourcing è per gli intermediari, come CAF e studi di commercialisti.

Ricevute per le spese di ristrutturazione casa

Tutte le spese sostenute per la ristrutturazione della propria abitazione devono essere conservate per dieci anni. 

A maggior ragione se, per pagare i lavori di ristrutturazione, si è usufruito di particolari agevolazioni (come quelle previste per l’efficientamento energetico dell’abitazione).

Tassa per i rifiuti

Qui abbiamo due interpretazioni della legge.

La prima dice che le tasse per i rifiuti andrebbero conservare per cinque anni ma, secondo un’altra interpretazione della legge, dovrebbero essere conservate per dieci.

Nel dubbio, meglio conservare per dieci anni.

Canone TV

Due interpretazioni anche in questo caso: per la prima, dal momento che viene pagato in termini brevi, il canone TV cadrebbe in prescrizione; per la seconda, trattandosi di un tributo, andrebbe conservato per dieci anni. 

Ancora una volta, meglio conservare le ricevute del canone TV per dieci anni.

Conservazione delle bollette

Le bollette di acqua, luce, gas e telefono vanno tenute per 5 anni dalla scadenza.

Per luce e gas, la prescrizione dei controlli si riduce a 2 anni in caso di rilevanti ritardi nella fatturazione per colpa del fornitore.

Conservazione degli scontrini

Per far valere tutti i diritti previsti dalla legge nel caso si acquisti un prodotto che presenta difetti o non funziona a dovere, è opportuno conservare lo scontrino di acquisto per il tempo di durata della garanzia del bene, quindi per almeno 3 anni. 

Se per il prodotto che si è comprato si è sottoscritta una garanzia di maggiore durata da parte del produttore, bisogna conservare lo scontrino d’acquisto e il certificato di garanzia per tutta la durata di questa garanzia aggiuntiva.

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Se vuoi conoscere la qualità dei prodotti Exacompta puoi leggere: Come organizzare bene l’ufficio con l’archivio green

Conservazione delle multe

In generale, il termine di prescrizione per il pagamento delle multe per infrazioni al Codice della strada è di 5 anni. 

Bisogna però fare una distinzione: i 5 anni valgono infatti per le violazioni accertate da polizia stradale o carabinieri (per esempio, per eccesso di velocità in autostrada), mentre per quelle rilevate dal Comune, solitamente attraverso i vigili urbani, il termine di prescrizione è di 2 anni dalla cosiddetta “iscrizione a ruolo” della multa, cioè dal momento in cui il Comune ordina all’agente per la riscossione di avviare la procedura per incassare la sanzione. 

Conservazione di spese condominiali e dei pagamenti d’affitto

Ci sono documenti da conservare per non pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni.

  • Spese condominiali. Le ricevute si prescrivono in 5 anni.
  • Affitto. Il proprietario di casa può chiedere i canoni di locazione entro 5 anni dalla scadenza.

Conservazione dei documenti relativi al mutuo

Le ricevute di pagamento vanno tenute per 5 anni dalla scadenza della singola rata. Trascorso questo periodo la banca non può più contestare un eventuale mancato pagamento di una rata. 

E’ bene, però, in via precauzionale, conservare tutte le ricevute di pagamento relative ai mutui ipotecari fino al momento in cui l’ipoteca sul bene a garanzia non sarà stata cancellata.

Conservazione del bollo dell’auto

Per quanto riguarda il bollo auto, le Regioni possono fare accertamenti fino a 3 anni da quello in cui è stato fatto o doveva essere fatto il versamento.

Conservazione delle tasse sulla casa

I controlli da parte dei Comuni per le imposte locali sugli immobili, cioè Imu e Tasi, possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione.

 

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planare settimanale fai da te

Planner settimanale e portapenne fai da te

Per una scrivania ben organizzata puoi optare per un planner settimanale e un portapenne fai da te.

Sul planner puoi scrivere gli impegni di tutta la settimana, procedere giorno per giorno o dividerli in categorie: ciò che conta è programmarsi per organizzarsi al meglio.

Vediamo oggi come costruire un bel portapenne per la tua scrivania e un planner settimanale dal layout semplice e pulito, grazie ai consigli della designer Hannah Rabenstein per Stabilo. 

Materiale necessario

planare fai da te
Un’idea per il tuo planner settimanale (dal sito stabilo.com)

Planner: Istruzioni

1. A seconda del numero di categorie che desideri inserire, scegli un formato verticale classico: A4 o A5.

2. Per prima cosa usa una matita per prendere le misure, collocare ed evidenziare ciascuna categoria. 

3. Puoi inserire al centro, in alto, o a fondo pagina delle scritte come “to do”, “weekly planner”, o qualcosa di simile. Aggiungere il numero della settimana o i giorni ti fornirà una panoramica ancora più chiara degli impegni.

4. Usa gli STABILO BOSS ORIGINAL Pastel in un colore diverso per ogni categoria; in questo modo sarà immediato distinguere l’una dall’altra. Scrivi le attività per ogni categoria sulle linee tratteggiate.

5. Less is more – meno è meglio: con l’eccezione di qualche accento in colori pastello, evita di aggiungere svolazzi e dettagli extra. In questo modo il planner ha una struttura molto più chiara!

6. Usa del nastro adesivo per appendere il planner dove lo avrete bene in vista.

Creare il planner settimanale ha anche l’effetto positivo di calmare la mente e rilassare!

Inoltre, anche gli impegni più stressanti diventano meno pesanti se sono scritti con una bella calligrafia! 

 

Evidenziatori
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Portapenne fai da te

Puoi scegliere qualsiasi tipo di materiale: dai bicchieri di carta alla cartapesta al legno naturale o laccato, purché la superficie sia liscia.

Con Pen 68 metallic otterrai un risultato sorprendente e avrai un portapenne unico e personalizzato!

 

Portapenne
Un’idea per un portapenne fai da te (dal sito Stabilo.com)

Istruzioni

1. Per questo portapenne in legno, ho scelto un lettering nero con decori a contrasto in tonalità metalliche.

2. Traccia con la matita il disegno preparatorio del lettering per essere certi che si inserisca armoniosamente nello spazio.

3. Per eseguire questo passaggio in modo più fluido, ti consiglio di impilare alcuni libri all’altezza della tazza. Vedrai che i movimenti saranno più sicuri!

4. Aggiungi i decori esterni solo quando la prima parte del disegno (qui sono le tre parole in nero, “makers gonna make”) si sarà asciugata bene.

Importante: assicurati sempre che tutto si sia asciugato bene prima passare allo step successivo!

Ora non ti resta che riempirlo con le matite, penne e pennarelli e metterlo sulla tua scrivania!

Cosa ne dici? Con un po’ di creatività e dei buoni colori puoi creare tante cose utili per la casa o il lavoro.

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Hand Lettering: le tecniche più amate

Hand Lettering: le tecniche più amate09/05/2022 Lettering, l’arte di disegnare le lettere: cosa ti serve per iniziare

 

  

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Carta per stampanti Double A: perché sceglierla

Double A è una carta ecologica e di alta qualità. ll nome è infatti sinonimo di “Doppia Qualità”, che racchiude le due ambizioni dei produttori: produrre carta di qualità superiore e gestire le attività in modo sostenibile.

La carta Double A Premium è una carta dalla grammatura medio-alta, scelta dalla gran parte degli studi professionali, aziende e agenzie pubblicitarie.

Double A è ideale per la stampa di documenti come relazioni, progetti e presentazioni dove è chiesta una ottima leggibilità e un effetto vellutato al tatto.

Assicura una stampa nitida e brillante con una durata maggiore rivelandosi adatta ai lunghi periodi di archiviazione.

Con un ottimo punto di bianco è ideale per stampe fronte retro, in un’ottica di risparmio sul consumo di carta.

Double A da 80 gr: la carta dall’ottima resa

La grammatura della carta dai 70 ai 100 gr ha una consistenza leggera ed è poco spessa (la grammatura della carta corrisponde al peso in grammi di un foglio di un mq.).

Ecco perché uno spessore della carta di 80 gr è ideale per la stampa di documenti, riviste, fotocopie senza incorrere nel rischio che possano strapparsi.

Con la carta da 80 gr. la stampa fronte-retro è perfetta perché non traspare niente di quanto stampato nell’altro lato.

La Double A è adatta, inoltre, all’uso con stampanti laser, inkjet, fotocopiatrici e fax.

Assorbe in modo uniforme il toner o l’inchiostro (che non sbava) e le copie a colori mantengono la brillantezza (quindi non ti preoccupare se ci sono foto, disegni e info-grafiche da stampare)

Allo store di Scriba a San Bonifacio (Verona) o su shop.scribanet.com trovi la Double A da 80 gr. in PROMO con SCONTI A SCALARE dove più acquisti e più risparmi.

Un suggerimento: affrettati perché le scorte sono limitate!

 

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Desideri ridurre gli inceppamenti della tua stampante?

Double A è una carta premium rinomata per la sua qualità elevata che permette di ridurre gli inceppamenti della stampante.

I fogli di carta Double A dispongono di 30 milioni di fibre per grammo, una caratteristica che offre i seguenti vantaggi:

  • Buona stampabilità. Dopo numerosi test di stampa la carta Double A ottiene i migliori risultati.
  • Stampa nitida: la superficie liscia di Double A assicura un buon trasferimento del toner, rendendo le copie nitide e dettagliate come i documenti originali.
  • Eccellente levigatezza: la superficie liscia della carta Double A conferisce un tocco di alta qualità e facilita la copiatura, specie nelle macchine ad alta velocità.
  • Aspetto brillante: la bianchezza di Double A assicura un elevato contrasto di stampa e un’alta resistenza allo sbiancamento.
  • Utilizzo fronte-retro: l’elevata opacità e l’eccellente qualità associate alle fibre di alta qualità di Double A rendono possibile un utilizzo fronte-retro.
  • Periodi di archiviazione prolungati per i documenti: la carta priva di acidi offre una maggiore durata, caratteristica ideale per l’archiviazione dei documenti.
  • Etichetta ecologica: nel suo processo di fabbricazione, Double A utilizza materie prime che rispettano la natura e l’ecosistema.

 

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Etica e rispetto per l’ambiente

Un motivo in più per scegliere la carta Double A: l‘intera produzione di carta e di cellulosa avviene in maniera rispettosa dell’ambiente.

Con sede principale in Thailandia, Double A ha iniziato la sua attività nel 1991 in uno stabilimento per la produzione di carta e cellulosa della provincia di Prachinburi.

Lo stabilimento comprende 2 impianti per la produzione di cellulosa e 3 macchinari per la produzione di carta, in grado di produrre 600.000 tonnellate di carta non patinata senza legno.

Gli alberi utilizzati provengono da fonti sostenibili, grazie alla collaborazione con i coltivatori di riso nell’ambito del programma “Paper from KHAN-NA”.

L’innovativo programma consente ai coltivatori di seminare e raccogliere il riso e, allo stesso tempo, di piantare gli alberi per la carta negli spazi vuoti nelle risaie, detti “KHAN-NA”.

Ecco perché la carta per stampanti Double A è la risposta al consumo mirato delle materie prime senza l’abuso del suolo coltivabile.

Un progetto che parte dalla consapevolezza di preservare, il più possibile, l’ambiente.

 

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Come organizzare bene l’ufficio con l’archivio green

 

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archivio ufficio

Come organizzare bene l’ufficio con l’archivio green

In ogni ufficio c’è l’esigenza di gestire una mole di documenti che devono essere archiviati.

Fatture, progetti, schede clienti/fornitori e appunti vari devono essere catalogati con criterio per non perdere tempo prezioso per cercarli quando servono.

Quale tipo di materiali usare per l’archiviazione

Certo, ognuno di noi si gestisce i documenti in base alla propria esperienza o adotta un particolare metodo. 

Un aspetto da considerare nella scelta di raccoglitori, cartelle portaprogetti, scatole e classificatori è l’uso di materiali ecologici.

Oltre all’uso di carta riciclata con marchio FSC (Forest Stewardship Council), PEFC (Programma di riconoscimento delle certificazioni forestali) segnaliamo anche un’altra certificazione:

  • Blue Angel che è il più antico marchio ecologico attribuito a prodotti che rispettano criteri molto restrittivi in ambito di protezione dell’ambiente (uso di scarti cartacei o plastica) e della salute.

Per quanto riguarda la struttura delle varie tipologie di cartelline e box portadocumenti, l’attenzione si dirige sul tipo di cartoncino.

Il cartoncino Lustré è un esempio di come l’anima green sia presente in certi prodotti.

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Cartoncino Lustré: conosci questo tipo di materiale?

Il cartoncino lustré è un prodotto naturale lavorato con fibre nuove, senza vernici nè procedimenti di plastificazione.

Questo cartoncino è robusto e resistente allo stesso tempo e ti permette di riusare più volte la stessa cartellina o box evitando così gli sprechi.

 

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Linea Exacompta: la tua migliore soluzione in ufficio

Con la linea di articoli Exacompta (azienda leader francese nel mercato Office) puoi gestire l’organizzazione del tuo ufficio e archivio nel pieno rispetto dell’ambiente pur mantenendo la qualità dei prodotti.

La gamma di articoli certificati, con marchi di qualità ecologica, rispecchiano una filosofia aziendale indirizzata a evitare lo spreco di materie prime.

Guarda anche tu con fiducia riguardo l’uso di prodotti Eco-label e senza l’uso di sostanze chimiche inquinanti.

Il motto è “organizzarsi oggi per essere più performanti domani”!

 

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Scrivere a mano

Come scrivere bene con la penna stilografica

Anche se la maggior parte delle persone preferisce le penne a sfera usa e getta, c’è ancora qualcuno che preferisce la precisione, la personalità e il tratto elegante delle penne stilografiche.

Scrivere con la penna stilografica è una sensazione molto piacevole ed è un momento rilassante da dedicare a se stessi.

Scrivere bene con una penna stilografica non è affatto difficile, ed è anche molto soddisfacente. 

Per un buon risultato bisogna però ricordare qualche regola che riguarda l’impugnatura della penna, la scelta del pennino ma anche la posizione del corpo.

Vediamo insieme quali accorgimenti adottare per ottenere un buon risultato.

Posizione del corpo

Scrivere con la penna stilografica coinvolge tutto il corpo.

E fondamentale dunque controllare la postura, ancor prima di prendere in mano la stilografica. 

Queste sono le indicazioni:

  • mantenere il petto al di sopra del piano di scrittura;
  • mantenere la schiena dritta e il busto in posizione verticale;
  • inclinare la testa leggermente in avanti;
  • mantenere l’avambraccio della mano che scrive poggiato sul piano quasi completamente;
  • sistemare l’avambraccio della mano che non scrive leggermente più indietro;
  • tenere le gambe in posizione perpendicolare rispetto al pavimento;
  • mantenere i piedi poggiati a terra.

 

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Impugnatura della penna

L’impugnatura della penna è molto importante, perché definisce la grafia di chi scrive.

Queste sono le indicazioni:

  • tenere la stilografica fra pollice e medio, a circa 2-3 centimetri di distanza dal pennino;
  • appoggiare l’indice sulla penna, più in alto rispetto alle altre due dita;
  • arcuare leggermente anulare e mignolo e appoggiarli sul foglio per sostenere la mano;
  • appoggiare il polso lateralmente e in modo perpendicolare rispetto all’asse formato dalle spalle;
  • inclinare la penna a 45° rispetto al foglio.

Talvolta potrebbero esserci difficoltà a trovare il giusto equilibrio in base alle dimensioni della mano e della penna.

Inserire cappuccio sul fondo della penna può essere quindi un buon modo per bilanciare il peso della penna. 

La giusta pressione da esercitare sulla carta

Mentre scrivi, la mano deve restare rigida e il movimento dev’essere controllato.

Mantieni sempre la stessa postura: solo il braccio e la spalla si muovono per far correre la stilografica sul foglio esercitando la giusta pressione.

Per far fuoriuscire inchiostro a sufficienza non importa premere sul foglio con forza, basta applicare una delicata pressione. 

Premere troppo potrebbe danneggiare il pennino e impedire il regolare fluire dell’inchiostro.

La giusta scelta del pennino

Affinché il pennino scriva in modo fluido e continuo, posizionalo sul foglio con un’inclinazione che sta fra i 40° e i 55°: per ogni penna può variare leggermente. 

L’inclinazione del pennino è proprio ciò che distingue la scrittura con la penna stilografica dalla scrittura con una qualsiasi altra penna biro o roller, progettate, invece, per scrivere anche se tenute in posizione verticale.

Mentre si scrive è inoltre opportuno far attenzione a non ruotare la penna, potrebbe causare uno strappo del foglio.

Tipi di pennino

Anche la tipologia di pennino influisce sul risultato finale.

Questi sono i tipi di pennino:

  • pennino arrotondato per realizzare linee uniformi;
  • pennino fine per creare linee sottili;
  • pennino rigido per avere una presa più costante sul foglio;
  • pennino in oro per controllare la larghezza delle linee grazie a una maggiore flessibilità;
  • pennino in acciaio per una grafia uniforme;
  • pennino stub o italico, ampio e piatto, per realizzare tratti larghi o sottili, grazie al movimento verticale che traccia linee larghe quanto il pennino e a quello orizzontale che traccia linee fini.

 

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Se la posizione del corpo, l’impugnatura, la pressione sulla carta e l’inclinazione del pennino sono giusti e si è trovato il pennino più adatto per il proprio stile personale, scrivere con la stilografica diventa estremamente naturale, una vera forma d’arte.

Non ti resta che provare!

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partecipazioni matrimonio

Partecipazioni matrimonio fai-da-te: quale carta scegliere e cosa scrivere

Il matrimonio è un evento signficativo della nostra vita e richiede una certa cura nella sua organizzazione.

Pertanto dopo aver scelto la data, la location del matrimonio e stilata la lista degli invitati, sarà necessario avvertire i tuoi ospiti con le partecipazioni di matrimonio.

Ti puoi affidare a una tipografia o, se hai un animo creativo, potresti pensare di scriverle e confezionarle a mano.

Scegli carta e buste di qualità e coordinate, magari in lino o pergamena e, se vuoi qualche consiglio per scrivere il testo delle partecipazioni (non è così facile scegliere metodo e linguaggio appropriati), leggi l’articolo di oggi.

Cosa scrivere sulle partecipazioni di nozze

Nelle tue partecipazioni scrivi:

  • Nome e cognome degli sposi;
  • Data compresa del giorno della settimana;
  • Luogo della cerimonia con relativo indirizzo;
  • Luogo del ricevimento con relativo indirizzo;
  • Indirizzi degli sposi con i relativi numeri di telefono per assicurarci una conferma.

Ma vediamo insieme quale testo scrivere nelle partecipazioni matrimonio.

Se preferisci dare un tono formale cerca di mantenere una certa distanza.
Ad esempio: Siamo lieti di invitarvi al nostro matrimonio, che si terrà il giorno X presso il Comune di Y alle ore 11. Dopo la cerimonia, vi attendiamo al rinfresco organizzato al Ristorante Z.

Se invece preferisci un tono informale e amichevole, che può dare un tocco personale alle vostre partecipazioni, puoi scrivere, dopo le informazioni necessarie:

La mamma e il papà si sposano, alle 10.00 di sabato 20 marzo. Io ci sarò e voi?

Cosa farai il 3 di settembre? Te lo diciamo noi: verrai al nostro matrimonio! Ci sposiamo alle 10.00 nella Chiesa X.

partecipazioni fai da te
Partecipazioni matrimonio fai da te: puoi trovare questa e molte altre idee su Pinterest.com

Quale carta scegliere per le partecipazioni?

Dopo aver scelto lo stile del matrimonio e avete le idee chiare su come dovranno essere le partecipazioni, arriva la parte della scelta del materiale.

Consigliamo di scegliere sempre carta colorata dai toni pastello, più elegante e semplice, oppure color perla, cipria, bianco, avorio o crema sono i colori più adatti.

La grammatura della carta

Normalmente la carta per le partecipazioni è una carta abbastanza spessa, dai 100 ai 150 grammi; ti consigliamo di non sceglierla troppi fine perché rischierebbe di stropicciarsi e rovinarsi.

Se ti piace la carta ruvida puoi optare per la Carta Favini Canvas Callygraphy, oppure puoi scegliere la carta pergamena e la carta lino.

La Carta Callygraphy Favini è la più scelta per scrivere le partecipazioni di matrimonio. In carta pergamena, in lino o Canvas classica, puoi trovarla sul nostro e-shop Scriba.scribanet.com oppure nello store Scriba a San Bonifacio (Verona)

Quale font scegliere

Se hai una bella calligrafia puoi scrivere le partecipazioni a mano, è molto elegante e apprezzato.
In alternativa, se vuoi stamparle da te su Internet ci sono moltissimi siti dove puoi scegliere i font, scaricarli facilmente e installarli sul tuo computer.

Il consiglio che ti diamo è di scegliere sempre una coppia di font, uno più grande e uno più piccolo, perché ci sono cose che dovrai mettere in risalto e altre che invece possono essere scritte più piccole.

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Partecipazioni matrimonio con carta Favini: foto Favini.com

Per imparare a scrivere bene puoi leggere:

 

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