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Scegli l’ordine in ufficio: 8 consigli utili per stare bene

Anche se alcuni affermano di trovarsi bene nel proprio caos, in realtà tenere in ordine l’ambiente di lavoro è indispensabile per migliorare la propria efficienza e produttività. 

Mantenere l’ufficio ben organizzato – sia in casa o in azienda – richiede metodo e attenzione. Ci sono anche degli specialisti del settore (professional organizer) che propongono precisi accorgimenti pratici e soluzioni rivolte a ottimizzzare tempi e spazi. 

Un ufficio pulito e ben disposto è anche un bel segnale nei confronti dei colleghi o dei clienti.

In questo articolo ti propongo alcuni consigli utili su come mantenere ordinato il tuo ufficio.

1) Evita di accumulare documenti e materiale inutile sulla scrivania

Una scrivania sgombra è segno di efficienza, non di inattività.

Comincia allora dalla tua postazione, eliminando il superfluo e mettendo a posto tutto ciò che non ti serve a breve tempo.

Ciò che utilizzi spesso puoi tenerlo in un cassetto, insieme a fazzoletti o snack.

Se pensi a cosa serve sulla scrivania durante le ore di lavoro vedrai che oltre al Pc, il porta penne, il block notes e l’agenda non ti serve altro.

2) Tieni in ordine anche i cassetti

I cassetti andrebbero considerati come un prolungamento della scrivania. Quindi, scrivania sgombra e cassetti ordinati.

I cassetti possono essere differenziati in base al loro utilizzo.

Ad esempio, in un cassetto puoi sistemare solo ciò che usi spesso durante il giorno o degli oggetti che vuoi avere a portata di mano, per esempio spillatrici, forbice, graffette e così via.

In un altro cassetto puoi riporre i ricambi di penne, nuovi block notes, post-it, righello, buste e cancelleria di riserva.

3) Utilizza cartelline e raccoglitori

Suddividi i tuoi documenti in cartelline e raccoglitori porta documenti con una certa logica.

Per esempio utilizzando diversi colori: rosso = urgente, blu = archiviato, verde = in utilizzo.

Per le pratiche di cui ti devi occupare in tempi brevi puoi utilizzare anche delle comode vaschette, così come per le carte che non contengono dati riservati ed eventuali modelli da compilare.

Archivia invece i documenti più importanti nei raccoglitori, distinguendoli con apposite etichette.

Puoi catalogare tutti i documenti in ordine alfabetico o in ordine cronologico, dipende da come ti organizzi.

Su come scegliere i porta documenti per l’archivio puoi leggere: Raccoglitori per l’archivio: come sceglierli

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Organizza al meglio il tuo ufficio con cartelline,  cassetti porta corrispondenza, registratori e cassetti da tavolo. Scegli la giusta collocazione delle cose. Articoli disponibili su e-shop di Scriba

4) No alle pile di cartelline sulla scrivania

Conserva le cartelline e i porta documenti in un armadio o in una libreria in modo che la tua scrivania sia sgombra. Vedrai che lavorerai meglio.

Una pila di documenti sulla scrivania è il peggior modo per cominciare una giornata di lavoro.

Mantenere la scrivania in ordine ha un doppio vantaggio: agevola il lavoro e dà l’impressione ai colleghi e ai clienti di essere in presenza di una persona su cui si può fare affidamento.

Vedi le nostre proposte per mantenere l’ufficio in ordine: cassettiere e armadi per l’ufficio

5) Tieni pulito il tuo piano di lavoro

Non solo ordine, la scrivania va pulita ogni giorno a fine lavoro con un panno e un prodotto disinfettante/antibatterico.

A maggior ragione in questi tempi di Coronavirus in cui pulizia e disinfezione sono importanti.

Profuma l’ambiente giornalmente oppure utilizza un diffusore con i bastoncini di legno.

Anche la cancelleria va raggruppata: invece di avere penne, matite, ed evidenziatori sparsi, tienili in un solo contenitore, un portapenne o una tazza personalizzata.

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6) Raggruppa i fili

Fai attenzione ai fili del telefono, della stampante e del computer: meglio riunirli in un passacavi.

7) Controlla le scadenze: scegli un calendario ben visibile

Se la tua scrivania non è enorme valuta di utilizzare un calendario da appendere anziché il calendario da tavolo, che occupa spazio ed è piccolo per scriverci.

8) Diversifica la raccolta dei rifiuti e ricicla

Dividi i rifiuti a seconda del tipo di riciclo del tuo comune. Per la raccolta differenziata utilizza due diversi contenitori: uno per la carta e uno per la plastica e/o alluminio.

Inoltre ricicla le cartucce di tonner per stampante che possono essere rigenerate.

Leggi: Ufficio eco-sostenibile: fa bene all’ambiente e alla produttività aziendale

Pertanto trovarsi a lavorare in un ufficio ben organizzato aiuta ad affrontare la giornata con più serenità, buonoumore e stimola la creatività.

Se hai bisogno di consigli su quale materiale acquistare, dai raccoglitori alla stampante o altre macchine per l’ufficio contattaci, siamo a tua disposizione!
Oppure vieni a trovarci: siamo a San Bonifacio (Verona) in Via Don G.Dalla Tomba n.3, sulla Strada Statale 11.

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Foto di copertina: freepik.com

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Raccoglitori per l’archivio: come sceglierli

In ogni attività professionale è necessario adottare un metodo di archiviazione corretto e ben organizzato per conservare fatture, preventivi e altri documenti importanti.

La carta richiede una conservazione adeguata in quanto umidità, luce e polvere sono alcuni dei fattori che ne deteriorano il buon stato.

A tal scopo è molto importante acquistare dei raccoglitori di buona qualità con i quali riuscire a sistemare ogni foglio in ordine e in modo veloce.

Proviamo a capire in questo articolo la differenza tra i vari tipi di raccoglitori che il mercato propone e quali sono quelli più adatti alle tue esigenze.

Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a capire quali raccoglitori ad anelli acquistare.

Tipi di Raccoglitore per ufficio

I raccoglitori ad anelli si suddividono in due categorie in base al tipo di utilizzo:

1.Registratori: hanno custodia in cartone e vengono utilizzati per archiviare documenti che verranno consultati occasionalmente, come le fatture. Di solito trascorso l’anno vengono spostati in archivio.

2.Cartelle ad anelli: sono prive di custodia e vengono consultati di frequente. Sono ad esempio i listini, manuali o materiale informativo da presentare ai clienti.

Registratori per i documenti con formato A4

Il registratore è il tipo di raccoglitore che va per la maggiore oggi negli uffici.

In funzione delle tue necessità di archiviazione puoi scegliere tra:

1.Registratori commerciali: offrono una comoda copertina dove conservare il supporto di archivio ed è funzionale per inserire semplicemente i fogli, senza raccoglierli a loro volta all’interno di una busta trasparente. 

2.Registratori protocollo: sono l’ideale per raccogliere i documenti proteggendo i fogli con le classiche buste a perforazione.

Inoltre questo tipo di supporto per l’archiviazione si caratterizza per un maggior spazio a disposizione, che agevola appunto l’inserimento di buste o piccoli campioni.

Attenzione al formato

Tra i raccoglitori di formato commerciale e protocollo esiste una piccola differenza in termini di dimensioni.

I raccoglitori protocollo sono un po’ più alti, essendo stati progettati per facilitare la raccolta di documenti che vengono inseriti all’interno delle buste a perforazione. 

Un consiglio, prima di acquistare i nuovi raccoglitori misura l’altezza dei ripiani deigli armadi:  se sono inferiori a 34 cm la scelta adatta è la versione commerciale con un’altezza inferiore, anziché la versione protocollo.

Dai un’occhiata al nostro assortimento di registratori per l’archivio nel formato protocollo e confronta i prodotti dei diversi brand: troverai sicuramente i raccoglitori più adatti alle tue necessità di archivio.

 

 

raccoglitori
Modelli Unico, Leitz e Dox

Tre modelli di raccoglitore da provare

Registratore Unico è sicuramente un raccoglitore molto apprezzato dal pubblico.

È costruito in polipropilene con anima di cartone da 2.2 mm. È resistente e puoi trovarlo con o senza raccoglitore, sempre con il dorso personalizzabile.

Il meccanismo a leva interno con il pressino sono in materiale inossidabile di elevata qualità.

L’occhiello ovale per l’estrazione e porta etichetta sul dorso, con etichetta personalizzabile, sono indispensabili per la massima praticità d’uso.

Il raccoglitore Unico è la base di partenza per il tuo archivio. Modelli più economici rischiano di rompersi nel meccanismo a leva, che è la parte più soggetta all’uso.

I modelli “Leitz” e “Dox” sono il top quando si parla di raccoglitori

Registratore Leitz è un registratore che rappresenta il massimo dal punto di vista della qualità e della praticità.

Con il meccanismo brevettato “Leitz 180°” rende più facili e rapide le pratiche di archiviazione ed estrazione dei documenti.

La particolare apertura, studiata e realizzata con un meccanismo unico nel suo genere, risulta infatti più ampia del 50% permettendo di svolgere le operazioni di inserimento più velocemente.

I fogli  possono essere inseriti da entrambi i lati, evitando di dover richiudere il meccanismo per poi riaprirlo ogni volta che si deve inserire un documento nella parte sinistra del registratore.

Il registratore Leitz è realizzato in robusto cartone da 2,4 mm, con rivestimento esterno in polipropilene (finitura similpelle) e carta interna plastificata (effetto perlato).

La custodia è rivestita in carta goffrata con grafica bicromatica e con etichetta estraibile in modo da riutilizzarlo nel tempo.

Praticamente un registratore con tre caratteristiche vincenti:

  1. Pratico
  2. Resistente
  3. Riutilizzabile

 

Registratore Dox ha la particolarità di essere dotato di una linguella per l’estrazione.

La sua resistenza è 3 volte superiore agli altri raccoglitori ed è caratterizzato da un design con una presa ergonomica, più agevole e arrotondata (l’area rientrante suggerisce il gesto per estrarre correttamente).

La struttura in cartone rivestito con carta goffrata antimpronta e rifinito con paralati metallici alla base della plancia, lo conferma come un prodotto di fascia alta.

Il registratore Dox si presenta con un meccanismo a leva in acciaio nichelato con pressino. Il dorso è in materiale plastico colorato con porta etichette trasparente.

Rappresenta la scelta ottimale con il rapporto qualità/prezzo migliori.

È il registratore più scelto e che riscontra la fiducia dei clienti storici.

Dai un occhio al nostro e-shop per leggerne le caratteristiche e vedere le disponibilità di colori.

Potrebbe interessarti anche: Ergonomia in ufficio, dal capo ai piedi. Scopri come evitare il mal di schiena

Cartelle ad anelli per i documenti con formato diverso dall’A4

Rimanendo nell’ambito dell’archiviazione troviamo anche le cartelle ad anelli.

Sono cartelle ampiamente utilizzate per consultare documenti, disponibili con diverse misure:

  • formato A5 (15cm x 21cm);
  • formato A3 (29,7cm x 42cm);
  • formato 50cm x 70cm, usato per disegni e progetti.

La misura del dorso cambia in base al tipo di anelli che vengono utilizzati all’interno della cartella. 

Maggiore sarà il diametro dell’anello e maggiore sarà il dorso della cartella.

Conclusioni

Come abbiamo visto il sistema di archiviazione richiede degli accessori che soddisfino almeno tre caratteristiche:

  1. Maneggevolezza
  2. Qualità
  3. Riutilizzo

Per prima cosa è importante trovare il raccoglitore che sia semplice da usare e con un meccanismo di qualità.

Pertanto si deve ben valutare il rapporto costo/durata. Terminato il tempo obbligatorio per la conservazione dei documenti, se la qualità è buona, i raccoglitori possono essere riutilizzati, semplicemente cambiando l’etichetta.

E questo, come ben sappiamo, ci richiama al vecchio detto: “Chi meno spende, più spende”.

Concentriamoci, inoltre, sulla valutazione degli spazi in ufficio confrontando le misure dei registratori in base alla struttura degli scaffali.

Un ambiente armonico è indice di equilibrio, esteriore ed interiore, e aiuta alla migliore convivenza con i colleghi.

 

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Foto di copertina: Andrea Piacquadio da Pexels