Ufficio fare ordine

Scegli l’ordine in ufficio: 8 consigli utili per stare bene

Anche se alcuni affermano di trovarsi bene nel proprio caos, in realtà tenere in ordine l’ambiente di lavoro è indispensabile per migliorare la propria efficienza e produttività. 

Mantenere l’ufficio ben organizzato – sia in casa o in azienda – richiede metodo e attenzione. Ci sono anche degli specialisti del settore (professional organizer) che propongono precisi accorgimenti pratici e soluzioni rivolte a ottimizzzare tempi e spazi. 

Un ufficio pulito e ben disposto è anche un bel segnale nei confronti dei colleghi o dei clienti.

In questo articolo ti propongo alcuni consigli utili su come mantenere ordinato il tuo ufficio.

1) Evita di accumulare documenti e materiale inutile sulla scrivania

Una scrivania sgombra è segno di efficienza, non di inattività.

Comincia allora dalla tua postazione, eliminando il superfluo e mettendo a posto tutto ciò che non ti serve a breve tempo.

Ciò che utilizzi spesso puoi tenerlo in un cassetto, insieme a fazzoletti o snack.

Se pensi a cosa serve sulla scrivania durante le ore di lavoro vedrai che oltre al Pc, il porta penne, il block notes e l’agenda non ti serve altro.

2) Tieni in ordine anche i cassetti

I cassetti andrebbero considerati come un prolungamento della scrivania. Quindi, scrivania sgombra e cassetti ordinati.

I cassetti possono essere differenziati in base al loro utilizzo.

Ad esempio, in un cassetto puoi sistemare solo ciò che usi spesso durante il giorno o degli oggetti che vuoi avere a portata di mano, per esempio spillatrici, forbice, graffette e così via.

In un altro cassetto puoi riporre i ricambi di penne, nuovi block notes, post-it, righello, buste e cancelleria di riserva.

3) Utilizza cartelline e raccoglitori

Suddividi i tuoi documenti in cartelline e raccoglitori porta documenti con una certa logica.

Per esempio utilizzando diversi colori: rosso = urgente, blu = archiviato, verde = in utilizzo.

Per le pratiche di cui ti devi occupare in tempi brevi puoi utilizzare anche delle comode vaschette, così come per le carte che non contengono dati riservati ed eventuali modelli da compilare.

Archivia invece i documenti più importanti nei raccoglitori, distinguendoli con apposite etichette.

Puoi catalogare tutti i documenti in ordine alfabetico o in ordine cronologico, dipende da come ti organizzi.

Su come scegliere i porta documenti per l’archivio puoi leggere: Raccoglitori per l’archivio: come sceglierli

ufficio in ordine
Organizza al meglio il tuo ufficio con cartelline,  cassetti porta corrispondenza, registratori e cassetti da tavolo. Scegli la giusta collocazione delle cose. Articoli disponibili su e-shop di Scriba

4) No alle pile di cartelline sulla scrivania

Conserva le cartelline e i porta documenti in un armadio o in una libreria in modo che la tua scrivania sia sgombra. Vedrai che lavorerai meglio.

Una pila di documenti sulla scrivania è il peggior modo per cominciare una giornata di lavoro.

Mantenere la scrivania in ordine ha un doppio vantaggio: agevola il lavoro e dà l’impressione ai colleghi e ai clienti di essere in presenza di una persona su cui si può fare affidamento.

Vedi le nostre proposte per mantenere l’ufficio in ordine: cassettiere e armadi per l’ufficio

5) Tieni pulito il tuo piano di lavoro

Non solo ordine, la scrivania va pulita ogni giorno a fine lavoro con un panno e un prodotto disinfettante/antibatterico.

A maggior ragione in questi tempi di Coronavirus in cui pulizia e disinfezione sono importanti.

Profuma l’ambiente giornalmente oppure utilizza un diffusore con i bastoncini di legno.

Anche la cancelleria va raggruppata: invece di avere penne, matite, ed evidenziatori sparsi, tienili in un solo contenitore, un portapenne o una tazza personalizzata.

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6) Raggruppa i fili

Fai attenzione ai fili del telefono, della stampante e del computer: meglio riunirli in un passacavi.

7) Controlla le scadenze: scegli un calendario ben visibile

Se la tua scrivania non è enorme valuta di utilizzare un calendario da appendere anziché il calendario da tavolo, che occupa spazio ed è piccolo per scriverci.

8) Diversifica la raccolta dei rifiuti e ricicla

Dividi i rifiuti a seconda del tipo di riciclo del tuo comune. Per la raccolta differenziata utilizza due diversi contenitori: uno per la carta e uno per la plastica e/o alluminio.

Inoltre ricicla le cartucce di tonner per stampante che possono essere rigenerate.

Leggi: Ufficio eco-sostenibile: fa bene all’ambiente e alla produttività aziendale

Pertanto trovarsi a lavorare in un ufficio ben organizzato aiuta ad affrontare la giornata con più serenità, buonoumore e stimola la creatività.

Se hai bisogno di consigli su quale materiale acquistare, dai raccoglitori alla stampante o altre macchine per l’ufficio contattaci, siamo a tua disposizione!
Oppure vieni a trovarci: siamo a San Bonifacio (Verona) in Via Don G.Dalla Tomba n.3, sulla Strada Statale 11.

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Foto di copertina: freepik.com

come rendere l'ufficio ecologico

Ufficio eco-sostenibile: fa bene all’ambiente e alla produttività aziendale

In questi ultimi anni è aumentata l’attenzione verso la progettazione di un ufficio eco-sostenibile.

Un ambiente di lavoro che permette di vivere al meglio gli spazi condivisi, con un occhio all’ambiente.

Negli uffici si trascorrono gran parte delle giornate, ed è proprio qui che spesso avvengono sprechi di risorse e di energia.

Ecco che il concetto delle 3 R, cioè Riduci, Riutilizza e Ricicla diviene prioritaro da considerare.

Sapevi che quasi la metà dei rifiuti urbani arriva dagli uffici?

Con un po’ di collaborazione e impegno tutti noi dovremmo sensibilizzarci in aiuto dell’ambiente.

Oggi vediamo insieme alcuni accorgimenti e buone abitudini per rendere l’ufficio ecologico e per migliorare gli spazi di lavoro, aumentando anche la produttività aziendale.

Consigli utili per rendere l’ufficio ecologico

Ricaricare e riusare 

Scegli penne e cartucce per stampanti ricaricate o riciclabili. La struttura di plastica che contiene l’inchiostro, per esempio, con le dovute tecniche è riutilizzabile.

Conserva imballaggi e scatole, che potranno essere riutilizzati per trasportare o inviare oggetti.

Quando lo spessore del cartone lo permette è buona pratica compattare questi imballaggi e ricostruirli nel momento del bisogno.

Tecnologia a lungo termine

Scegli prodotti tecnologici che garantiscano una lunga durata, dai monitor del pc alla stampante, al distruggi documenti.

Il prezzo degli articoli è, in questo caso, un elemento per capire la qualità dei componenti.

Perché come dice il detto: “Chi meno spende più spende”.

Distributore automatico di acqua, bevande e caffè

I distributori automatici di acqua e bevande sono un risparmio di denaro e un vantaggio per i dipendenti, ma consentono anche di limitare il consumo di materie prime e trasporti. 

Ricorda di accendere le macchinette del caffè solo quando serve e ai bicchieri di plastica preferisci tazze o tazzine in vetro o ceramica. 

Una soluzione potrebbe essere quella di fornire tazze con il logo dell’azienda, oppure consigliare i dipendenti di portare da casa le loro tazze.

In questo modo si crea un ambiente di lavoro simpatico, limitando gli sprechi e dando a tutti la sensazione di trovarsi a casa.

Prodotti di cancelleria riciclati o riutilizzabili: vengono usati nel tuo ufficio?

Scegli prodotti di cancelleria ed articoli per ufficio a basso impatto ambientale o ricaricabili.

Preferisci ove possibile cartelline e arredi prodotti con materiali riciclati o facilmente smaltibili.

Se parliamo di carta per la stampante, per esempio, la certificazione di sostenibilità si divide in FSC (Forest Stewardship Council) o PEFC (Programme for Endorsement of Forest Certification).

Il FSC un organismo internazionale è formato da gruppi ambientalisti e sociali (Greenpeace, WWF, proprietari di foreste, aziende della grande distribuzione, ricercatori e tecnici) che promuove la gestione responsabile di foreste e piantagioni.

Mentre il PEFC è un sistema di certificazione per la gestione sostenibile delle foreste e opera per promuovere il trattamento e la produzione di legnami nel rispetto degli standard ecologici, etici e sociali.

Quando scegli una risma di carta, pertanto, controlla la presenza di uno di questi loghi (FSC – PEFC) perché sono la garanzia che il legno, usato per la produzione di cellulosa, proviene da foreste gestite in maniera eco-sostenibile.

Vedi l’offerta di carta riciclata sul nostro e-shop

Limita i consumi di carta

Limita le stampe allo stretto necessario, ad esempio stampando fronte retro.

Ricicla vecchi fogli stampati per prendere appunti sul retro.

Inoltre, nell’ottica del risparmio di carta considera di leggere le email e documenti direttamente sul computer, senza stampare su fogli che poi andranno a finire nel cestino.

Raccolta differenziata

Anche in ufficio è importante effettuare una corretta raccolta differenziata dividendo carta, plastica e altri materiali. 

Sapevi che quasi la metà dei rifiuti urbani arrivano dagli uffici?

Con un po’ di impegno si riuscirà ad aiutare l’ambiente.

Cerchi dei raccoglitori per dividere i rifiuti in ufficio?

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Riduci gli sprechi di energia

Le normali regole di risparmio energetico vanno rispettate anche sul luogo di lavoro: spegni il computer quando vai in pausa e le luci quando ti allontani, anche se solo per una veloce riunione.

Scegli macchine per ufficio eco-friendly con autospegnimento alla fine del ciclo operativo oppure con motori che utilizzano anche l’energia accumulata durante la fase di utilizzo.

Crea un angolo verde

Piante e fiori su scrivanie e uffici non solo migliorano l’ambiente rendendolo più accogliente, ma favoriscono un aumento della produttività aziendale.

Inoltre ci ricordano la bellezza della natura, che è un dono da preservare.

Secondo una ricerca effettuata in Olanda e Regno Unito, le piante aumenterebbero la produttività dei dipendenti del 15%.

I motivi sono tre:

  • migliorano la qualità dell’aria, purificando l’ambiente e rendendolo più salubre;
  • stimolano la creatività;
  • favoriscono la concentrazione, rendendo il luogo lavoro più produttivo.

Basterebbe arredare la scrivania di ciascun dipendente con piccole piante grasse, che non richiedono grandi cure.

Utilizza solo lampadine a LED

Per rendere l’ufficio ecologico e ad alta efficienza energetica è buona norma sostituire tutte le lampadine presenti con lampadine a LED.

La tecnologia LED consente infatti di risparmiare fino all’80% di energia elettrica rispetto alle lampadine tradizionali, bloccando l’emissione di raggi ultravioletti e fornendo uno spettro luminoso simile a quello del sole.

Visita il nostro e-shop, puoi trovare un vasto assortimento di lampadine a LED.

 

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Se preferisci, vieni a trovarci!

Saremo felici di consigliarti nell’acquisto dei migliori materiali per l’ufficio che consentono il risparmio energetico e il riciclo.

Ci trovi a San Bonifacio (Verona) in Località Villabella, 24/N sulla Strata Statale 11, di fronte al supermercato Eurospin.

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