L’archiviazione delle diverse tipologie di documenti, dalle fatture ai contratti o dalle bollette agli estratti conto delle banche, richiede una precisa gestione.
E indispensabile organizzare al meglio l’archivio documenti in modo da recuperare velocemente ciò che serve.
Inoltre, ordinare e gestire al meglio contenitori e spazi è il primo passo per essere sicuri di non perdere niente ed essere pronti in caso di una verifica.
Come archiviare i documenti
Sono due i sistemi di archiviazione usati negli uffici: il sistema numerico e quello alfabetico.
Il sistema numerico è il più usato e richiede solamente di indicare il numero di partenza della numerazione per poi aggiungere l’ultimo numero a completamento dello spazio disponibile nel raccoglitore. Il sistema alfabetico invece richiede di:
- Archiviare considerando prima il nome e poi il cognome della persona, o viceversa;
- Considerare o meno l’articolo determinativo dell’azienda (Es La Rotonda);
- Utilizzare la sigla dell’azienda o la denominazione estesa della stessa.
Scegli tu il sistema che più ti rende sicuro e, nel contempo, valuta il modello di registratore ideale per l’archiviazione.
Registratori: scegli tra i modelli con un ottimo rapporto qualità/prezzo
Il metodo migliore per raccogliere i documenti nel tuo ufficio è quello di scegliere un registratore che abbia tre qualità:
- Buona robustezza del cartoncino (ideale uno spessore di 2 mm);
- Meccanismo interno apri/chiudi resistente che regga un peso di almeno 2 kg;
- Dorso riscrivibile.
Registratori ESSELTE Essential e DOX, Oxford e Registratori LEITZ in pronta consegna
“Leitz” e “Dox”: la qualità che dura nel tempo
Il registratore Leitz è un registratore che rappresenta il massimo dal punto di vista della qualità e della praticità.
Il meccanismo brevettato “Leitz 180°” rende più facili e rapide le pratiche di archiviazione ed estrazione dei documenti.
La particolare apertura, studiata e realizzata con un meccanismo unico nel suo genere, risulta infatti più ampia del 50% permettendo di svolgere le operazioni di inserimento più velocemente.
I fogli possono essere inseriti da entrambi i lati, evitando di dover richiudere il meccanismo per poi riaprirlo ogni volta che si deve inserire un documento nella parte sinistra del registratore.
Il registratore Leitz è realizzato in robusto cartone da 2,4 mm, con rivestimento esterno in polipropilene (finitura similpelle) e carta interna plastificata (effetto perlato). La custodia è rivestita in carta goffrata con grafica bicromatica e con etichetta estraibile in modo da riutilizzarlo nel tempo.
Praticamente un registratore con tre caratteristiche vincenti:
- Pratico
- Resistente
- Riutilizzabile
Utilizza MydoxApp di Esselte
Il Registratore Dox ti permette di scaricare una applicazione, la mydox app (disponibile per i modelli dox 1, 2, 4, 5).
Leggendo il QR che trovi sull’etichetta puoi:
- Conoscere il contenuto del tuo dox senza aprire l’archiviatore
- Lanciare una ricerca sulla app per sapere dove è collocato il dox che stai cercando
- Scoprire in quale dox è archiviato un documento che non trovi
- Usufruire della «to do list» e dello scadenziario
- Condividere l’archivio con i colleghi e avere accesso online tramite PC e MAC
La sua resistenza, inoltre, è 3 volte superiore agli altri raccoglitori ed è caratterizzato da un design con una presa ergonomica, più agevole e arrotondata (l’area rientrante suggerisce il gesto per estrarre correttamente).
La struttura in cartone rivestito con carta goffrata antimpronta e rifinito con paralati metallici alla base della plancia, lo conferma come un prodotto di fascia alta.
Il registratore Dox si presenta con un meccanismo a leva in acciaio nichelato con pressino. Il dorso è in materiale plastico colorato con porta etichette trasparente.
È la scelta ottimale con il rapporto qualità/prezzo migliori.
È il registratore più scelto e che riscontra la fiducia dei clienti storici.
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