La conservazione dei documenti riguarda tutti, dai privati cittadini, alle aziende e pubbliche amministrazioni.
Bollette, fatture, ricevute, scontrini e altro devono essere conservati per i giusti tempi (validità dei documenti), per averli a disposizione in caso di controlli fiscali.
Ma quali sono i documenti da conservare per dieci anni? E per cinque?
Vediamolo insieme in questo prontuario.
Conservazione di fatture e documenti fiscali
Come previsto da uno dei principali riferimenti normativi in materia (articolo 2220 del Codice Civile) le fatture, così come tutte le scritture contabili in generale, devono essere conservate per un periodo minimo di dieci anni, così da poter essere presentate in caso di controllo.
A questo punto, bisogna fare una specifica:
- Le fatture in formato analogico/cartaceo possono essere conservate in archivi o faldoni, basta che restino intatte nel tempo;
- Se invece si parla di fatture digitali (obbligatorie per la PA ormai da diversi anni), allora bisogna ricorrere alla conservazione digitale, prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs. n.82/2005) e dalla normativa secondaria specifica.
Estratti conto e documenti bancari
L’estratto conto (documento che permette ai correntisti di visionare entrate, uscite e, in generale, tutti i movimenti che sono stati fatti sul proprio conto in un dato lasso di tempo) così come i documenti bancari fanno riferimento al Testo unico bancario (TUB o Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia) per i tempi di conservazione da parte della banca.
L’articolo 119 comma 4 del TUB stabilisce che un cliente può avere copia della documentazione di tutte le operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni, quindi questo è anche il tempo di conservazione minimo degli estratti conto.
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Conservazione dei documenti sanitari
I documenti sanitari sono tanti tipi. Alcuni di essi devono essere conservati per un periodo minimo di dieci anni.
I principali: assistenza diretta e indiretta, campioni, consulenze, radiografie, idoneità.
Conservazione del 730
Il 730 viene equiparato ai documenti contabili e fiscali.
Perciò, come riportato nel già citato articolo 2220 del Codice civile, deve essere conservato per un periodo minimo di dieci anni.
Per quanto riguarda le modalità di conservazione, bisogna fare delle differenze:
- La conservazione “in casa” può essere scelta dai privati cittadini che vogliono conservare da sé i propri 730;
- La conservazione tramite intermediari non è una soluzione perché, anche se sono tenuti a conservare la documentazione, il privato cittadino deve comunque conservare a sua volta i 730;
- La conservazione in outsourcing è per gli intermediari, come CAF e studi di commercialisti.
Ricevute per le spese di ristrutturazione casa
Tutte le spese sostenute per la ristrutturazione della propria abitazione devono essere conservate per dieci anni.
A maggior ragione se, per pagare i lavori di ristrutturazione, si è usufruito di particolari agevolazioni (come quelle previste per l’efficientamento energetico dell’abitazione).
Tassa per i rifiuti
Qui abbiamo due interpretazioni della legge.
La prima dice che le tasse per i rifiuti andrebbero conservare per cinque anni ma, secondo un’altra interpretazione della legge, dovrebbero essere conservate per dieci.
Nel dubbio, meglio conservare per dieci anni.
Canone TV
Due interpretazioni anche in questo caso: per la prima, dal momento che viene pagato in termini brevi, il canone TV cadrebbe in prescrizione; per la seconda, trattandosi di un tributo, andrebbe conservato per dieci anni.
Ancora una volta, meglio conservare le ricevute del canone TV per dieci anni.
Conservazione delle bollette
Le bollette di acqua, luce, gas e telefono vanno tenute per 5 anni dalla scadenza.
Per luce e gas, la prescrizione dei controlli si riduce a 2 anni in caso di rilevanti ritardi nella fatturazione per colpa del fornitore.
Conservazione degli scontrini
Per far valere tutti i diritti previsti dalla legge nel caso si acquisti un prodotto che presenta difetti o non funziona a dovere, è opportuno conservare lo scontrino di acquisto per il tempo di durata della garanzia del bene, quindi per almeno 3 anni.
Se per il prodotto che si è comprato si è sottoscritta una garanzia di maggiore durata da parte del produttore, bisogna conservare lo scontrino d’acquisto e il certificato di garanzia per tutta la durata di questa garanzia aggiuntiva.
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Conservazione delle multe
In generale, il termine di prescrizione per il pagamento delle multe per infrazioni al Codice della strada è di 5 anni.
Bisogna però fare una distinzione: i 5 anni valgono infatti per le violazioni accertate da polizia stradale o carabinieri (per esempio, per eccesso di velocità in autostrada), mentre per quelle rilevate dal Comune, solitamente attraverso i vigili urbani, il termine di prescrizione è di 2 anni dalla cosiddetta “iscrizione a ruolo” della multa, cioè dal momento in cui il Comune ordina all’agente per la riscossione di avviare la procedura per incassare la sanzione.
Conservazione di spese condominiali e dei pagamenti d’affitto
Ci sono documenti da conservare per non pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni.
- Spese condominiali. Le ricevute si prescrivono in 5 anni.
- Affitto. Il proprietario di casa può chiedere i canoni di locazione entro 5 anni dalla scadenza.
Conservazione dei documenti relativi al mutuo
Le ricevute di pagamento vanno tenute per 5 anni dalla scadenza della singola rata. Trascorso questo periodo la banca non può più contestare un eventuale mancato pagamento di una rata.
E’ bene, però, in via precauzionale, conservare tutte le ricevute di pagamento relative ai mutui ipotecari fino al momento in cui l’ipoteca sul bene a garanzia non sarà stata cancellata.
Conservazione del bollo dell’auto
Per quanto riguarda il bollo auto, le Regioni possono fare accertamenti fino a 3 anni da quello in cui è stato fatto o doveva essere fatto il versamento.
Conservazione delle tasse sulla casa
I controlli da parte dei Comuni per le imposte locali sugli immobili, cioè Imu e Tasi, possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione.
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