Articolo aggiornato il 30 gennaio 2023

Interessanti novità in questo 2023 per un ufficio efficiente dove la gestione dei documenti è garanzia di sicurezza dei dati propri e dei clienti.

Preventivi, fatture e schede anagrafiche richiedono un sistema di catalogazione, supportato dai raccoglitori, che permetta una facile consultazione.

Inoltre umidità, luce e polvere possono deteriorare lo stato dei documenti stessi.

A tal scopo è importante acquistare dei raccoglitori di buona qualità sui quali riporre ogni foglio in ordine e in modo veloce.

Ci sono vari tipi di raccoglitori che il mercato propone.

Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a capire quali raccoglitori scegllere.

Raccoglitore per ufficio

I raccoglitori ad anelli sono i più usati e si suddividono in due categorie in base al tipo di utilizzo:

1.Registratori: custodia in cartone per archiviare DDT e fatture.  A fine anno vengono spostati in archivio.

2.Cartelle ad anelli: sono prive di custodia e vengono consultati di frequente. Sono ad esempio i listini, manuali o materiale informativo da presentare ai clienti.

Registratori per i documenti con formato A4

Il registratore è il tipo di raccoglitore più scelto negli uffici.

In funzione delle tue necessità di archiviazione puoi guardare tra:

1.Registratori commerciali: offrono una comoda copertina dove conservare il supporto di archivio ed è funzionale per inserire semplicemente i fogli, senza raccoglierli a loro volta all’interno di una busta trasparente. 

2.Registratori protocollo: sono l’ideale per raccogliere i documenti proteggendo i fogli con le classiche buste a perforazione.

Inoltre con questo tipo di supporto per l’archiviazione c’è un maggior spazio a disposizione, che agevola appunto l’inserimento di buste o piccoli campioni.

Attenzione al formato

Tra i raccoglitori di formato commerciale e protocollo esiste una piccola differenza in termini di dimensioni.

I raccoglitori protocollo sono un po’ più alti, essendo stati progettati per facilitare la raccolta di documenti che vengono inseriti all’interno delle buste a perforazione. 

Un consiglio, prima di acquistare i nuovi raccoglitori misura l’altezza dei ripiani deigli armadi:  se sono inferiori a 34 cm la scelta adatta è la versione commerciale con un’altezza inferiore, anziché la versione protocollo.

Dai un’occhiata al nostro assortimento di registratori per l’archivio nel formato protocollo e confronta i prodotti dei diversi brand: troverai sicuramente i raccoglitori più adatti alle tue necessità di archivio.

Tre modelli di raccoglitore da provare

Registratore Unico è sicuramente un raccoglitore molto apprezzato dal pubblico.

È costruito in polipropilene con anima di cartone da 2.2 mm. È resistente e puoi trovarlo con o senza raccoglitore, sempre con il dorso personalizzabile.

Il meccanismo a leva interno con il pressino sono in materiale inossidabile di elevata qualità.

L’occhiello ovale per l’estrazione e porta etichetta sul dorso, con etichetta personalizzabile, sono indispensabili per la massima praticità d’uso.

Il raccoglitore Unico è la base di partenza per il tuo archivio. Modelli più economici rischiano di rompersi nel meccanismo a leva, che è la parte più soggetta all’uso.

Prendi al volo il Bonus di 20 Euro! Iscriviti alla Newsletter per rimanere aggiornato sulle PROMOZIONI.

I modelli “Leitz” e “Dox” sono il top quando si parla di raccoglitori

Registratore Leitz è un registratore che rappresenta il massimo dal punto di vista della qualità e della praticità.

Con il meccanismo brevettato “Leitz 180°” rende più facili e rapide le pratiche di archiviazione ed estrazione dei documenti.

La particolare apertura, studiata e realizzata con un meccanismo unico nel suo genere, risulta infatti più ampia del 50% permettendo di svolgere le operazioni di inserimento più velocemente.

I fogli  possono essere inseriti da entrambi i lati, evitando di dover richiudere il meccanismo per poi riaprirlo ogni volta che si deve inserire un documento nella parte sinistra del registratore.

Il registratore Leitz è realizzato in robusto cartone da 2,4 mm, con rivestimento esterno in polipropilene (finitura similpelle) e carta interna plastificata (effetto perlato).

La custodia è rivestita in carta goffrata con grafica bicromatica e con etichetta estraibile in modo da riutilizzarlo nel tempo.

Praticamente un registratore con tre caratteristiche vincenti:

1. Pratico
2. Resistente
3. Riutilizzabile

Il registratore Dox ha la particolarità di essere dotato di una linguella per l’estrazione.

La sua resistenza è 3 volte superiore agli altri raccoglitori ed è caratterizzato da un design con una presa ergonomica, più agevole e arrotondata (l’area rientrante suggerisce il gesto per estrarre correttamente).

La struttura in cartone rivestito con carta goffrata antimpronta e rifinito con paralati metallici alla base della plancia, lo conferma come un prodotto di fascia alta.

Il registratore Dox si presenta con un meccanismo a leva in acciaio nichelato con pressino. Il dorso è in materiale plastico colorato con porta etichette trasparente.

Rappresenta la scelta ottimale con il rapporto qualità/prezzo.

È il registratore più scelto che riscontra la fiducia dei clienti storici.

Potrebbe interessarti anche: Ergonomia in ufficio, dal capo ai piedi. Scopri come evitare il mal di schiena

Cartelle ad anelli per i documenti con formato diverso dall’A4

Rimanendo nell’ambito dell’archiviazione troviamo anche le cartelle ad anelli.

Sono cartelle ampiamente utilizzate per consultare documenti, disponibili con diverse misure:

• formato A5 (15cm x 21cm);
• formato A3 (29,7cm x 42cm);
• formato 50cm x 70cm, usato per disegni e progetti.

La misura del dorso cambia in base al tipo di anelli che vengono utilizzati all’interno della cartella. 

Maggiore sarà il diametro dell’anello e maggiore sarà il dorso della cartella.

Conclusioni

Come abbiamo visto il sistema di archiviazione richiede degli accessori che soddisfino almeno tre caratteristiche:

1. Maneggevolezza
2. Qualità
3. Riutilizzo

Per prima cosa è importante trovare il raccoglitore che sia semplice da usare e con un meccanismo di qualità.

Pertanto si deve ben valutare il rapporto costo/durata. Terminato il tempo obbligatorio per la conservazione dei documenti, se la qualità è buona, i raccoglitori possono essere riutilizzati, semplicemente cambiando l’etichetta.

E questo, come ben sappiamo, ci richiama al vecchio detto: “Chi meno spende, più spende”.

Facciamo, inoltre, una valutazione dei materiali con un occhio alla sostenibilità.

I materiali usati nella costruzione dei registratori sono ecologici?

La carta riciclata e l’assenza di agenti chimici dannosi usati negli articoli per ufficio sono degli elementi da considerare nel rispetto dell’ambiente.

Leggi anche: Archivio di fine anno: organizza al meglio la conservazione dei tuoi documenti

Promozioni sul nostro e-shop!

Per ogni tua esigenza passa dallo store di Scriba a San Bonifacio (Verona).

Il nostro team di esperti è al tuo servizio!

La conservazione dei documenti riguarda tutti, dai privati cittadini, alle aziende e pubbliche amministrazioni. 

Bollette, fatture, ricevute, scontrini e altro devono essere conservati per i giusti tempi (validità dei documenti), per averli a disposizione in caso di controlli fiscali.

Ma quali sono i documenti da conservare per dieci anni? E per cinque?

Vediamolo insieme in questo prontuario.

Conservazione di fatture e documenti fiscali

Come previsto da uno dei principali riferimenti normativi in materia (articolo 2220 del Codice Civile) le fatture, così come tutte le scritture contabili in generale, devono essere conservate per un periodo minimo di dieci anni, così da poter essere presentate in caso di controllo.

A questo punto, bisogna fare una specifica:

• Le fatture in formato analogico/cartaceo possono essere conservate in archivi o faldoni, basta che restino intatte nel tempo;
• Se invece si parla di fatture digitali (obbligatorie per la PA ormai da diversi anni), allora bisogna ricorrere alla conservazione digitale, prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs. n.82/2005) e dalla normativa secondaria specifica.

Estratti conto e documenti bancari

L’estratto conto (documento che permette ai correntisti di visionare entrate, uscite e, in generale, tutti i movimenti che sono stati fatti sul proprio conto in un dato lasso di tempo) così come i documenti bancari fanno riferimento al Testo unico bancario (TUB o Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia) per i tempi di conservazione da parte della banca.

L’articolo 119 comma 4 del TUB stabilisce che un cliente può avere copia della documentazione di tutte le operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni, quindi questo è anche il tempo di conservazione minimo degli estratti conto. 

Conservazione dei documenti sanitari

I documenti sanitari sono tanti tipi. Alcuni di essi devono essere conservati per un periodo minimo di dieci anni.

I principali: assistenza diretta e indiretta, campioni, consulenze, radiografie, idoneità.

Conservazione del 730

Il 730 viene equiparato ai documenti contabili e fiscali. 

Perciò, come riportato nel già citato articolo 2220 del Codice civile, deve essere conservato per un periodo minimo di dieci anni.

Per quanto riguarda le modalità di conservazione, bisogna fare delle differenze:

• La conservazione “in casa” può essere scelta dai privati cittadini che vogliono conservare da sé i propri 730;
• La conservazione tramite intermediari non è una soluzione perché, anche se sono tenuti a conservare la documentazione, il privato cittadino deve comunque conservare a sua volta i 730;
• La conservazione in outsourcing è per gli intermediari, come CAF e studi di commercialisti.

Ricevute per le spese di ristrutturazione casa

Tutte le spese sostenute per la ristrutturazione della propria abitazione devono essere conservate per dieci anni. 

A maggior ragione se, per pagare i lavori di ristrutturazione, si è usufruito di particolari agevolazioni (come quelle previste per l’efficientamento energetico dell’abitazione).

Tassa per i rifiuti

Qui abbiamo due interpretazioni della legge.

La prima dice che le tasse per i rifiuti andrebbero conservare per cinque anni ma, secondo un’altra interpretazione della legge, dovrebbero essere conservate per dieci.

Nel dubbio, meglio conservare per dieci anni.

Canone TV

Due interpretazioni anche in questo caso: per la prima, dal momento che viene pagato in termini brevi, il canone TV cadrebbe in prescrizione; per la seconda, trattandosi di un tributo, andrebbe conservato per dieci anni. 

Ancora una volta, meglio conservare le ricevute del canone TV per dieci anni.

Conservazione delle bollette

Le bollette di acqua, luce, gas e telefono vanno tenute per 5 anni dalla scadenza.

Per luce e gas, la prescrizione dei controlli si riduce a 2 anni in caso di rilevanti ritardi nella fatturazione per colpa del fornitore.

Conservazione degli scontrini

Per far valere tutti i diritti previsti dalla legge nel caso si acquisti un prodotto che presenta difetti o non funziona a dovere, è opportuno conservare lo scontrino di acquisto per il tempo di durata della garanzia del bene, quindi per almeno 3 anni. 

Se per il prodotto che si è comprato si è sottoscritta una garanzia di maggiore durata da parte del produttore, bisogna conservare lo scontrino d’acquisto e il certificato di garanzia per tutta la durata di questa garanzia aggiuntiva.

Se vuoi conoscere la qualità dei prodotti Exacompta puoi leggere: Come organizzare bene l’ufficio con l’archivio green

Conservazione delle multe

In generale, il termine di prescrizione per il pagamento delle multe per infrazioni al Codice della strada è di 5 anni. 

Bisogna però fare una distinzione: i 5 anni valgono infatti per le violazioni accertate da polizia stradale o carabinieri (per esempio, per eccesso di velocità in autostrada), mentre per quelle rilevate dal Comune, solitamente attraverso i vigili urbani, il termine di prescrizione è di 2 anni dalla cosiddetta “iscrizione a ruolo” della multa, cioè dal momento in cui il Comune ordina all’agente per la riscossione di avviare la procedura per incassare la sanzione. 

Conservazione di spese condominiali e dei pagamenti d’affitto

Ci sono documenti da conservare per non pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni.

• Spese condominiali. Le ricevute si prescrivono in 5 anni.
• Affitto. Il proprietario di casa può chiedere i canoni di locazione entro 5 anni dalla scadenza.

Conservazione dei documenti relativi al mutuo

Le ricevute di pagamento vanno tenute per 5 anni dalla scadenza della singola rata. Trascorso questo periodo la banca non può più contestare un eventuale mancato pagamento di una rata. 

E’ bene, però, in via precauzionale, conservare tutte le ricevute di pagamento relative ai mutui ipotecari fino al momento in cui l’ipoteca sul bene a garanzia non sarà stata cancellata.

Conservazione del bollo dell’auto

Per quanto riguarda il bollo auto, le Regioni possono fare accertamenti fino a 3 anni da quello in cui è stato fatto o doveva essere fatto il versamento.

Conservazione delle tasse sulla casa

I controlli da parte dei Comuni per le imposte locali sugli immobili, cioè Imu e Tasi, possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione.

Hai trovato utile questo prontuario?
La tua opinione ci interessa, iscriviti alla newsletter
e ricevi subito un buono di 20 Euro
da utilizzare su shop.scribanet.com o in negozio!

Potrebbe interessarti anche:

• Distruggi documenti: liberati dal peso del tuo archivio
• Archivio di fine anno: organizza al meglio la conservazione dei tuoi documenti