Liberarsi dei vecchi documenti ormai non è più un problema con i distruggidocumenti.
In ufficio, in casa o in negozio lo spazio è sempre meno e, quindi, meglio togliersi di mezzo polverosi documenti.
Vecchi faldoni con fatture, estratti conto o cartelle mediche con dati sensibili devono essere smaltiti in tutta sicurezza per tutelare la privacy delle persone.
Per stare tranquilli ecco alcune semplici indicazioni sull’uso di un macchinario distruggidocumenti.
Come liberarsi dei vecchi documenti?
La domanda arriva puntuale quando scadono i termini di legge per la conservazione dei documenti.
Gli aspetti da considerare quando si decide di distruggere i documenti sono:
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Distruggi documenti: scegli la sicurezza
Con l’uso di una macchina distruggi documenti si sceglie il modo più efficace per disfarsi di documenti sensibili per aziende e individui.
In tal senso anche la legge è intervenuta a regolare la distruzione di questi documenti.
Con il Decreto Lgs 196/2003 enuncia che “è obbligatorio distruggere i documenti cartacei contenenti dati sensibili per prevenire il furto di informazioni personali e riservate”.
Il furto delle informazioni e il furto di identità, infatti, sono tra le frodi più diffuse in Europa.
Per evitare di essere vittima di queste truffe è bene eliminare nel modo più sicuro possibile tutte le informazioni personali e professionali una volta che queste non dovessero essere più utili.
Interessanti novità in questo 2023 per un ufficio efficiente dove la gestione dei documenti è garanzia di sicurezza dei dati propri e dei clienti.
Preventivi, fatture e schede anagrafiche richiedono un sistema di catalogazione, supportato dai raccoglitori, che permetta una facile consultazione.
Inoltre umidità, luce e polvere possono deteriorare lo stato dei documenti stessi.
A tal scopo è importante acquistare dei raccoglitori di buona qualità sui quali riporre ogni foglio in ordine e in modo veloce.
Ci sono vari tipi di raccoglitori che il mercato propone.
Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a capire quali raccoglitori scegllere.
Raccoglitore per ufficio
I raccoglitori ad anelli sono i più usati e si suddividono in due categorie in base al tipo di utilizzo:
1.Registratori: custodia in cartoneper archiviare DDT e fatture. A fine anno vengono spostati in archivio.
2.Cartelle ad anelli: sono prive di custodia e vengono consultati di frequente. Sono ad esempio i listini, manuali o materiale informativo da presentare ai clienti.
Registratori per i documenti con formato A4
Il registratore è il tipo di raccoglitore più scelto negli uffici.
In funzione delle tue necessità di archiviazione puoi guardare tra:
1.Registratori commerciali: offrono una comoda copertina dove conservare il supporto di archivio ed è funzionale per inserire semplicemente i fogli, senza raccoglierli a loro volta all’interno di una busta trasparente.
2.Registratori protocollo: sono l’ideale per raccogliere i documenti proteggendo i fogli con le classiche buste a perforazione.
Inoltre con questo tipo di supporto per l’archiviazione c’è un maggior spazio a disposizione, che agevola appunto l’inserimento di buste o piccoli campioni.
Attenzione al formato
Tra i raccoglitori di formato commerciale e protocollo esiste una piccola differenza in termini di dimensioni.
I raccoglitori protocollo sono un po’ più alti, essendo stati progettati per facilitare la raccolta di documenti che vengono inseriti all’interno delle buste a perforazione.
Un consiglio, prima di acquistare i nuovi raccoglitori misura l’altezza dei ripiani deigli armadi:se sono inferiori a 34 cm la scelta adatta è la versione commerciale con un’altezza inferiore, anziché la versione protocollo.
Dai un’occhiata al nostro assortimento di registratori per l’archivio nel formato protocollo e confronta i prodotti dei diversi brand: troverai sicuramente i raccoglitori più adatti alle tue necessità di archivio.
Registratore Unico è sicuramente un raccoglitore molto apprezzato dal pubblico.
È costruito in polipropilene con anima di cartone da 2.2 mm. È resistente e puoi trovarlo con o senza raccoglitore, sempre con il dorso personalizzabile.
Il meccanismo a leva interno con il pressino sono in materiale inossidabile di elevata qualità.
L’occhiello ovale per l’estrazione e porta etichetta sul dorso, con etichetta personalizzabile, sono indispensabili per la massima praticità d’uso.
Il raccoglitore Unico è la base di partenza per il tuo archivio. Modelli più economici rischiano di rompersi nel meccanismo a leva, che è la parte più soggetta all’uso.
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I modelli “Leitz” e “Dox” sono il top quando si parla di raccoglitori
Registratore Leitz è un registratore che rappresenta il massimo dal punto di vista della qualità e della praticità.
Con il meccanismo brevettato “Leitz 180°” rende più facili e rapide le pratiche di archiviazione ed estrazione dei documenti.
La particolare apertura, studiata e realizzata con un meccanismo unico nel suo genere, risulta infatti più ampia del 50% permettendo di svolgere le operazioni di inserimento più velocemente.
I fogli possono essere inseriti da entrambi i lati, evitando di dover richiudere il meccanismo per poi riaprirlo ogni volta che si deve inserire un documento nella parte sinistra del registratore.
Il registratore Leitz è realizzato in robusto cartone da 2,4 mm, con rivestimento esterno in polipropilene (finitura similpelle) e carta interna plastificata (effetto perlato).
La custodia è rivestita in carta goffrata con grafica bicromatica e con etichetta estraibile in modo da riutilizzarlo nel tempo.
Praticamente un registratore con tre caratteristiche vincenti:
Pratico
Resistente
Riutilizzabile
Il registratore Dox ha la particolarità di essere dotato di una linguella per l’estrazione.
La sua resistenza è 3 volte superiore agli altri raccoglitori ed è caratterizzato da un design con una presa ergonomica, più agevole e arrotondata (l’area rientrante suggerisce il gesto per estrarre correttamente).
La struttura in cartone rivestito con carta goffrata antimpronta e rifinito con paralati metallici alla base della plancia, lo conferma come un prodotto di fascia alta.
Il registratore Dox si presenta con un meccanismo a leva in acciaio nichelato con pressino. Il dorso è in materiale plastico colorato con porta etichette trasparente.
Rappresenta la scelta ottimale con il rapporto qualità/prezzo.
È il registratore più scelto che riscontra la fiducia dei clienti storici.
Sono cartelle ampiamente utilizzate per consultare documenti, disponibili con diverse misure:
formato A5 (15cm x 21cm);
formato A3 (29,7cm x 42cm);
formato 50cm x 70cm, usato per disegni e progetti.
La misura del dorso cambia in base al tipo di anelli che vengono utilizzati all’interno della cartella.
Maggiore sarà il diametro dell’anello e maggiore sarà il dorso della cartella.
Conclusioni
Come abbiamo visto il sistema di archiviazione richiede degli accessori che soddisfino almeno trecaratteristiche:
Maneggevolezza
Qualità
Riutilizzo
Per prima cosa è importante trovare il raccoglitore che sia semplice da usare e con un meccanismo di qualità.
Pertanto si deve ben valutare il rapporto costo/durata. Terminato il tempo obbligatorio per la conservazione dei documenti, se la qualità è buona, i raccoglitori possono essere riutilizzati, semplicemente cambiando l’etichetta.
E questo, come ben sappiamo, ci richiama al vecchio detto: “Chi meno spende, più spende”.
Facciamo, inoltre, una valutazione dei materiali con un occhio alla sostenibilità.
I materiali usati nella costruzione dei registratori sono ecologici?
La carta riciclata e l’assenza di agenti chimici dannosi usati negli articoli per ufficio sono degli elementi da considerare nel rispetto dell’ambiente.
Quando si sceglie un distruggidocumenti affidabile è il caso di parlare della linea KOBRA.
Una linea professionale per uffici di medio-grandi dimensioni che risolve il problema dello smaltimento di documenti composti da dati personali.
Se si guarda all’aspetto sicurezza, innovazione tecnologica e al risparmio di energia questi distruggidocumenti sono la migliore risposta.
Come sfruttare un distruggidocumenti
Una macchina distruggidocumenti deve essere affidabile e resistente nel tempo.
Per un ufficio, una banca o un magazzino dove ogni anno si devono eliminare raccoglitori di documenti archiviati, CD/DVD e carte di credito aziendali l’uso di distruggidocumenti è il metodo ideale per proteggere i tuoi dati e quelli dei clienti aziendali.
In base alla normativa europea del GDPR n.2016/679 (regolamento per la protezione dei dati) è indispensabile, per chiunque tratti e conservi dati personali o di clienti, garantire la riservatezza delle informazioni.
Quindi è buona norma distruggere tutta quella mole di fogli che ogni giorno passano dalla scrivania, in maniera costante e se non sono destinati all’archivio,
Hai bisogno di un distruggidocumenti a misura del tuo ufficio?
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Valuta anche tu il distruggidocumenti Kobra 300.2: sicurezza, potenza e risparmio energetico sono i punti di forza da considerare
Kobra: scopri la linea professionale
In un ufficio di medie dimensioni devi considerare anche tre aspetti:
Livello sonoro in dB per una rumorosità contenuta.
Ecco alcuni punti di forza del distruggidocumenti Kobra che risponde alla linea professionale.
Distruggidocumenti Kobra 300.2 S5:
Super Potential Power Unit: robusta trasmissione a catena con ingranaggi in acciaio
Funzionamento continuo: 24 ore su 24 senza surriscaldamento e senza cicli di lavoro
Coltelli in acciaio temprato non danneggiabili da punti metallici e graffette
Energy Smart: sistema di risparmio energia, attiva la modalità stand-by dopo 8 secondi di non utilizzo
Funzionalità Oil-free: nessuna necessità di lubrificazione delle lame di taglio
Start & Stop: avviamento e arresto automatico tramite fotocellule
Safety Stop: arresto automatico di sicurezza con segnalazione luminosa per sacco pieno e/o porta aperta
Automatic Reverse: sistema anti-inceppamento, ritorno automatico del materiale inserito in caso di intasamento
Mobile ad alta capacità da 150 litri, montato su ruote girevoli
Questa macchina assicura robustezza degli ingranaggi e dei coltelli di taglio non danneggiabili da punti metallici/graffette presenti nei blocchi dei fogli.
All’interno c’è un motore con protezione termica per il surriscaldamento e il sistema Energy Smart per il risparmio energetico.
È il momento di pensare all’archivio e un distruggidocumenti può risolvere questo problema che si ripete ogni fine anno.
Questa è la giusta occasione per decidere di valutare una macchina che abbia 3 elementi indispensabili per considerarsi un’ottima scelta:
Sicurezza: guarda il livello di triturazione dei fogli ( il livello P-4 è ottimo per uffici-magazzini e studi professionali).
Risparmio: la potenza di distruzione della macchina in termini di tempo ed energia.
Velocità: possibilità caricamento dei fogli da triturare (da 45 ai 750 fogli alla volta).
Un fattore che spesso viene dimenticato è quello della sicurezza sui dati memorizzati sul formato elettronico e cartaceo.
Sicurezza nel rispetto della conformità al GDPR
La sicurezza dei dati cartacei è inserita anche nel GDPR n. 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione di dati) che riguarda il trattamento dei dati personali e di privacy, emanato dall’Unione Europea.
Questo significa che tutte le organizzazioni sono tenute a seguire questi requisiti nel caso in cui gestiscano (su formato cartaceo o elettronico) qualsiasi dato personale idendificabile proveniente da paesi dell’Unione Europea.
Ecco che l’uso di un distruggidocumenti automatico diventa indispensabile per garantire il rispetto della privacy dei tuoi clienti o del personale.
Livello di sicurezza dato dal livello di taglio finale dei frammenti di carta.
Più fine e minuscolo è il frammento più è garantita l’impossibiità di ricomporre il foglio o il cd rom.
Risparmio: scegli un distruggidocumenti con taglio a frammenti
Negli uffici si produce un’elevata quantità di documenti riservati ogni giorno.
Con i distruggidocumenti Rexel Optimum AutoFeed+ è garantito un ciclo di lavoro più lungo diventando un’ottima soluzione per gli uffici (anche quelli domestici) che hanno molti documenti riservati da distruggere.
Ecco che la lineaRexel Optimum AutoFeed+ grazie alla tecnologia anti-inceppamento, aiuterà il tuo ufficio ad essere conforme al GDPR.
La nuova gamma Rexel Optimum AutoFeed + è ideale per la distruzione di piccole e grandi quantità di documenti, a casa o in ufficio.
A seconda dei modelli puoi distruggere automaticamente da 45 a 750 fogli con un unico caricamento di carta!
La gamma Optimum AutoFeed + offre macchine più piccole per le esigenze del tuo home office o di piccoli uffici, fino a distruggidocumenti di grandi dimensioni per esigenze di distruzione frequente in ambienti più grandi.
Distrugge fino a 750 fogli di carta A4 (80 gr/mq) con alimentazione automatica e un massimo di 20 fogli con alimentazione manuale.
Livello di sicurezza: P-4 Taglio a frammenti (4x30mm)
Capacità del cestino 140L – cestino estraibile.
Dispenser per sacchetti di plastica all’interno del contenitore per una comoda sostituzione dei sacchetti.
Ruote orientabili per facilitare gli spostamenti.
Tecnologia anti-inceppamento.
Distrugge carte di credito, punti e graffette
Ciclo di lavoro continuo per 240 minuti con raffreddamento della ventola.
Livello di rumorosità 55 dBA ultra-silenzioso
Sensore a infrarossi che indica quando il cestino è pieno
2 anni di garanzia, 2 anni di garanzia sulle lame.
Dimensioni (LxHxP): 510x1062x570mm
Peso: 44.02Kg.
Sei indeciso su quale modello di distruggidocumenti scegliere?
Passa dallo store di Scriba di San Bonifacio (Verona) dove trovi il personale specializzato a tua disposizione.
La rilegatrice è uno strumento indispensabile in ogni ufficio.
È utile per tenere in ordine i propri documenti, per rilegare una serie di fogli come o un libro o un’offerta commerciale.
Vediamo insieme cosa devi valutare se stai pensando di comprarne una.
Cosa valutare prima dell’acquisto di una rilegatrice
Prima di acquistare una rilegatrice devi valutare la capacità di perforazione e la capacità di rilegatura della macchina.
1. Capacità di perforazione
Il numero di fogli che è in grado di perforare contemporaneamente è la prima cosa da valutare quando si intende acquistare una rilegatrice.
Qual è l’utilizzo che intendi farne? Se devi rilegare un romanzo è consigliato scegliere una rilegatrice con una capacità di perforazione piuttosto alta.
Diverso è se utilizzi la perforatrice in ufficio per rilegare i documenti o offerte commerciali.
2. Capacità di rilegatura
La capacità di rilegatura è il numero dei fogli che una rilegatrice è in grado di mettere insieme.
BEST PRICE! Rilegatrice C21+4 con perforazione manuale dotata di leva extralarge. Dorsi: plastici. Sistema di perforazione: manuale 21 fori dorsi plastici, 2/4 fori per anelli. Capacità perforazione: 20fg. Margine di perforazione: regolabile 2,5-4,5mm. Capacità di rilegatura: 450fg. Spirale: diametro max 51mm. Guida laterale: regolabile ai formati A4, A3 in due passaggi. Guida per misura della spirale: si. Dimensioni: 430x440x480mm. Peso: 12kg.
Rilegatrici con spirali plastiche o metalliche
E bene conoscere il tipo di rilegatura che la macchina offre. In commercio trovi di due tipi di rilegatrice:
1. Rilegatura a dorsi plastici
Le macchine che offrono questo genere di rilegatura sono le più diffuse ed economiche.
Non solo sono semplici da utilizzare, ma consentono di dare personalizzare il documento visto che gli anelli plastici che terranno insieme i fogli sono disponibili in moltissimi colori.
Un vantaggio di questa tipologia di rilegatura è il fatto che gli anelli possono essere aperti in modo da poter inserire altri fogli.
Il peso di queste rilegatrici va dai 4 ai 9 kg, sono in grado di confezionare documenti in A4 e A3, possono assemblare fino a 500 fogli e hanno una capacità di perforazione che va dai 12 ai 20 fogli con 2 copertine.
2. Rilegatura a dorsi metallici
Con la rilegatura a dorsi metallici invece, una volta rilegato il documento, non potrai più aprirlo.
Il peso di queste macchine oscilla fra i 4 e i 13 kg, sono in grado di rilegare documenti in formato A4 e A3 fino ad un massimo di 125 fogli e possono perforare al contempo 15 fogli e 2 copertine.
Rilegatrice combinata Titanium: la soluzione adatta al tuo ufficio
La scelta di una rilegatrice combinata Titanium è la giusta risposta per rendere completa la dotazione di macchine del tuo ufficio.
Dopo stampanti, distruggi documenti e computer la rilegatrice assolve in pieno il bisogno di preparare le presentazioni di progetti, assemblare offerte commerciali e rilegare bilanci aziendali.
Valuta anche tu le particolarità di questa macchina oppure passa dallo store di Scriba a San Bonifacio (Verona) per ricevere il supporto gratuito del personale specializzato.
La conservazione dei documenti riguarda tutti, dai privati cittadini, alle aziende e pubbliche amministrazioni.
Bollette, fatture, ricevute, scontrini e altro devono essere conservati per i giusti tempi (validità dei documenti), per averli a disposizione in caso di controlli fiscali.
Ma quali sono i documenti da conservare per dieci anni? E per cinque?
Vediamolo insieme in questo prontuario.
Conservazione di fatture e documenti fiscali
Come previsto da uno dei principali riferimenti normativi in materia (articolo 2220 del Codice Civile) le fatture, così come tutte le scritture contabili in generale, devono essere conservate per un periodo minimo di dieci anni, così da poter essere presentate in caso di controllo.
A questo punto, bisogna fare una specifica:
Le fatture in formato analogico/cartaceo possono essere conservate in archivi o faldoni, basta che restino intatte nel tempo;
Se invece si parla di fatture digitali (obbligatorie per la PA ormai da diversi anni), allora bisogna ricorrere alla conservazione digitale, prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs. n.82/2005) e dalla normativa secondaria specifica.
Estratti conto e documenti bancari
L’estratto conto (documento che permette ai correntisti di visionare entrate, uscite e, in generale, tutti i movimenti che sono stati fatti sul proprio conto in un dato lasso di tempo) così come i documenti bancari fanno riferimento al Testo unico bancario (TUB o Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia) per i tempi di conservazione da parte della banca.
L’articolo 119 comma 4 del TUB stabilisce che un cliente può avere copia della documentazione di tutte le operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni, quindi questo è anche il tempo di conservazione minimo degli estratti conto.
I documenti sanitari sono tanti tipi. Alcuni di essi devono essere conservati per un periodo minimo di dieci anni.
I principali: assistenza diretta e indiretta, campioni, consulenze, radiografie, idoneità.
Conservazione del 730
Il 730 viene equiparato ai documenti contabili e fiscali.
Perciò, come riportato nel già citato articolo 2220 del Codice civile, deve essere conservato per un periodo minimo di dieci anni.
Per quanto riguarda le modalità di conservazione, bisogna fare delle differenze:
La conservazione “in casa” può essere scelta dai privati cittadini che vogliono conservare da sé i propri 730;
La conservazione tramite intermediari non è una soluzione perché, anche se sono tenuti a conservare la documentazione, il privato cittadino deve comunque conservare a sua volta i 730;
La conservazione in outsourcing è per gli intermediari, come CAF e studi di commercialisti.
Ricevute per le spese di ristrutturazione casa
Tutte le spese sostenute per la ristrutturazione della propria abitazione devono essere conservate per dieci anni.
A maggior ragione se, per pagare i lavori di ristrutturazione, si è usufruito di particolari agevolazioni (come quelle previste per l’efficientamento energetico dell’abitazione).
Tassa per i rifiuti
Qui abbiamo due interpretazioni della legge.
La prima dice che le tasse per i rifiuti andrebbero conservare per cinque anni ma, secondo un’altra interpretazione della legge, dovrebbero essere conservate per dieci.
Nel dubbio, meglio conservare per dieci anni.
Canone TV
Due interpretazioni anche in questo caso: per la prima, dal momento che viene pagato in termini brevi, il canone TV cadrebbe in prescrizione; per la seconda, trattandosi di un tributo, andrebbe conservato per dieci anni.
Ancora una volta, meglio conservare le ricevute del canone TV per dieci anni.
Conservazione delle bollette
Le bollette di acqua, luce, gas e telefono vanno tenute per 5 anni dalla scadenza.
Per luce e gas, la prescrizione dei controlli si riduce a 2 anni in caso di rilevanti ritardi nella fatturazione per colpa del fornitore.
Conservazione degli scontrini
Per far valere tutti i diritti previsti dalla legge nel caso si acquisti un prodotto che presenta difetti o non funziona a dovere, è opportuno conservare lo scontrino di acquisto per il tempo di durata della garanzia del bene, quindi per almeno 3 anni.
Se per il prodotto che si è comprato si è sottoscritta una garanzia di maggiore durata da parte del produttore, bisogna conservare lo scontrino d’acquisto e il certificato di garanzia per tutta la durata di questa garanzia aggiuntiva.
In generale, il termine di prescrizione per il pagamento delle multe per infrazioni al Codice della strada è di 5 anni.
Bisogna però fare una distinzione: i 5 anni valgono infatti per le violazioni accertate da polizia stradale o carabinieri (per esempio, per eccesso di velocità in autostrada), mentre per quelle rilevate dal Comune, solitamente attraverso i vigili urbani, il termine di prescrizione è di 2 anni dalla cosiddetta “iscrizione a ruolo” della multa, cioè dal momento in cui il Comune ordina all’agente per la riscossione di avviare la procedura per incassare la sanzione.
Conservazione di spese condominiali e dei pagamenti d’affitto
Ci sono documenti da conservare per non pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni.
Spese condominiali. Le ricevute si prescrivono in 5 anni.
Affitto. Il proprietario di casa può chiedere i canoni di locazione entro 5 anni dalla scadenza.
Conservazione dei documenti relativi al mutuo
Le ricevute di pagamento vanno tenute per 5 annidalla scadenza della singola rata. Trascorso questo periodo la banca non può più contestare un eventuale mancato pagamento di una rata.
E’ bene, però, in via precauzionale, conservare tutte le ricevute di pagamento relative ai mutui ipotecari fino al momento in cui l’ipoteca sul bene a garanzia non sarà stata cancellata.
Conservazione del bollo dell’auto
Per quanto riguarda il bollo auto, le Regioni possono fare accertamenti fino a 3 anni da quello in cui è stato fatto o doveva essere fatto il versamento.
Conservazione delle tasse sulla casa
I controlli da parte dei Comuni per le imposte locali sugli immobili, cioè Imu e Tasi, possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione.
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