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Archivio di fine anno: organizza al meglio la conservazione dei tuoi documenti

L’anno sta per finire e il pensiero si concentra anche sulla gestione dell’archivio dei documenti, dai DDT alle fatture, dai cedolini agli estratti conto e altro.

Una mole di fogli cartacei che deve essere ben tenuta e, soprattutto, conservata per essere recuperata in caso di consultazione.

E tutto questo per un tempo abbastanza lungo.

Per quanto tempo si devono tenere in archivio i documenti?

La conservazione dei vari documenti a livello fiscale è di 10 anni.

Esatto, il termine di prescrizione fissato per legge, è di 10 anni e i documenti sono:

  • ricevute di pagamento, F24 e bollettini postali,
  • estratti conto dei conti correnti bancari/postali.

Ci sono documenti per i quali il termine è di 5 anni.

Tra questi ci sono, per un’azienda:

  • ricevute di pagamento della tassa sui rifiuti, IRES, IRAP,
  • ricevute di pagamento di canoni di affitto,
  • le dichiarazioni dei redditi, mod. 770 e ricevute di pagamenti IRPEF,
  • ricevute dei premi assicurativi,
  • sanzioni amministrative e multe stradali.

Come e dove raccogliere, pertanto, tutta questa mole di documenti?

Raccoglitori per l’archivio: il metodo migliore

L’archiviazione dei documenti, di vario formato, va fatta in raccoglitori con etichette adesive.

Questo ti permette di avere tutto sotto controllo anche in caso di spostamento dei faldoni da un archivio all’altro per la conservazione.

Ciò è fondamentale per reperire velocemente gli originali in caso di contestazioni o necessità fiscali.

Per mantenere l’archivio efficiente nel tempo è bene aiutarsi con delle cartelline trasparenti da collocare all’interno dei raccoglitori.

Questo ti permette di avere una maggiore suddivisione tra le pratiche e una conservazione ottimale.

Cosa usare in sostituzione del raccoglitore

In alternativa al raccoglitore classico, puoi utilizzare la pratica cartella portadocumenti espandibile.

Occupa poco spazio e consente di archiviare e allo stesso tempo avere immediatamente sottomano tutti i documenti cartacei.

Nel caso in cui avessi pochi documenti (sei fortunato!) l’alternativa è un quaderno ad anelli per archiviare.

Ti consiglio di mantenere i documenti tutti insieme e specificare il contenuto con dei divisori.

Sulle pagine indice, chiamate intercalari, puoi indicare a penna ciò che dovrà essere archiviato in quella sezione.

 

Archivio
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Documenti gestiti online

Dato che spesso si devono gestire anche documenti online, il suggerimento è quello di tenere un archivio digitale.

Ma come?

Per i file digitali è meglio conservare le copie in due posizioni diverse, ad esempio una su computer e una su un hard disk esterno.

La sicurezza non è mai troppa quando si parla di documenti.

Archivio documenti da casa: sei uno smartworker?

Anche lavorando da casa, con lo smartworking, potresti dover suddividere le varie tipologie di documenti stampati.

Con un cassetto per l’archiviazione puoi separare, per esempio, nel primo cassetto la posta in arrivo, nel secondo i documenti già consultati da archiviare e nel terzo tenere i fogli necessari per gli appunti.

Organizzare un archivio cartaceo richiede un impegno costante e tanta pazienza.

Se vuoi approfondire puoi leggere anche:

Scopri i diversi articoli sul sito di Scriba
oppure passa a trovarci nello store di San Bonifacio (Verona).

plasticatrice

Plastificatrice per uso domestico: tutti gli utilizzi

L’utilizzo della plastificatrice è divenuto, negli ultimi anni, sempre più diffuso e popolare, sia in casa che per lavoro.

In commercio esistono moltissimi modelli di plastificatrici a caldo o a freddo, da quelle più semplici per la casa ai modelli industriali per plastificazioni in serie.

Ma cosa plastificare? Vediamo insieme i vantaggi dell’utilizzo della plastificatrice, sia per la protezione di alcuni documenti sia nel fai da te.

Come funziona la plastificatrice?

La plastificatrice permette di rivestire con due pellicole trasparenti uno o più fogli di carta con una semplice operazione di plastificazione.

Il processo in se è molto semplice e avviene in pochi minuti conferendo un aspetto resistente e duraturo a documenti, a foto, menu e tantissimi altri progetti di carta. 

Con la plastificazione proteggi la carta dall’umidità, dal calore, dall’acqua e da altri elementi che potrebbero compromettere i tuoi documenti.

Non ci sono limiti di grammatura spessore, puoi usare quella sottile a quella più spessa, puoi plastificare tutti i tipi di carta e cartoncini.

Perché plastificare?

Le ragioni che spingono a plastificare sono molteplici:

  • dona un aspetto professionale alle presentazioni e ai lavori grafici realizzati,
  • preserva documenti e fotografie dall’usura del tempo, rendendoli resistenti e salvandoli da pieghe e macchie,
  • protegge i documenti dalla contraffazione e salva gli scontrini dallo scolorimento (in questo caso meglio usare una plastificazione a freddo).

 

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Cosa plastificare?

Ecco qualche idea:

– Etichette per bagagli

– Disegni dei bambini, così resteranno perfetti come il primo giorno in cui sono stati realizzati.

– Scontrini, ricevute e garanzie

– Carte da gioco personalizzate e giochi didattici 

– Ricette di cucina, sia quelle scritte a mano che quelle ritagliate da giornali o stampate.

– Istruzioni di uso di elettrodomestici o schede tecniche che usi spesso.

– Orari scolastici, della palestra o dei treni.

– Segnalibri originali con fiori e foglie pressati o che contengano frasi e pensieri motivazionali

Spartiti musicali

– Schede di progetti  

– Menù settimanali

– Tovagliette personalizzate per la colazione 

– Fotografie o collage di foto: in questo modo potrai mantenere vivi colori brillanti; inoltre se piace appenderle non accumulano polvere e avranno un aspetto brillante.

 

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Plastificatrici Fellowes: Al BEST PRICE per tutto il mese di novembre trovi Plastificatrice Saturn A3.Plastificatrice per piccolo ufficio con tecnologia instaheat, plastifica a freddo e a caldo con pouches fino a 125 micron (tecnologia a 2 rulli).La leva di sblocco permette di liberare agevolmente i documenti inseriti male. Spegnimento automatico dopo 30 minuti di non utilizzo. Per foto e documenti fino al formato A3. Su shop.scribanet.com ti consigliamo: Plasticatrice Saturno A4 e Spectra 

Su shop.scribanet.com ti consigliamo:

Plastificatrice Saturno A4

Plastificatrice per piccolo ufficio con tecnologia instaheat, plastifica a freddo e a caldo con pouches fino a 125 micron (tecnologia a 2 rulli). Pronta all’uso in appena 1 minuto, plastifica 30 cm/minuto. La leva di sblocco permette di liberare agevolmente i documenti inseriti male. Spegnimento automatico dopo 30 minuti di non utilizzo.

Per foto e documenti fino al formato A4.

Plastificatrice Spectra

Plastificatrice per la casa e l’ufficio domestico, plastifica a temperatura fissa con pouches fino a 125 micron (tecnologia a 2 rulli). La leva di sblocco permette di liberare agevolmente i documenti inseriti male. Pronta all’uso in 4 minuti, plastifica 30 cm/minuto. spegnimento automatico dopo 30 minuti di non utilizzo.

Per foto e documenti fino al formato A4.

Come scegliere la plastificatrice giusta per te

Per scegliere la plasticatrice giusta valuta questi 5 aspetti:

  1. Considera il formato massimo dei lavori che dovrai eseguire perchè la plastificatrice A4 ti permetterà di plastificare qualsiasi formato fino ad un massimo di 210mm x 297mm, mentre avrai bisogno di un formato A3 (420mm x 297mm) per formati più grandi.
  2. Valuta l’intensità di utilizzo, soprattutto se pensi di farne un uso assiduo.In questo caso ti consiglio di investire su un buon prodotto.
  3. Stabilisci lo spessore delle pouches che vorrai utilizzare, ricorda che più alto sarà lo spessore (micron) e maggiore sarà il risultato in termini di rigidità e protezione.
  4. Prendi in considerazione gli optional che migliorano l’utilizzo, come per esempio il sistema antinceppamento che evita che le pouches si incastrino all’interno della plastificatrice, lo spegnimento automatico e il riscaldamento veloce.
  5. Scegli una plastificatrice robusta e affidabile, che ti permetterà uno standard qualitativo di buon livello.

 

Potresti leggere anche:

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Ufficio con plastificatrice

Quale plastificatrice scegliere per l’ufficio, il lavoro e la casa

L’ufficio al passo con i tempi richiede sempre più l’uso di alcuni strumenti che consentono di migliorare la presentazione dei documenti e di renderli durevoli nel tempo.

La plastificatrice è uno di questi. È ormai indispensabile per sigillare fogli, cartellini o anche menu e listini vari trova la sua ideale collocazione anche tra le mura di casa.

Nelle scuole e negli asili è necessario plastificare cartellini di riconoscimento, segnaposti e attestati.

La plastificatrice: scopri come e dove usarla

La plasticatrice è uno strumento sempre più usato.

Il processo di plastificazione consiste nel far passare il foglio della stampa, con una lamina di plastica, tra due rulli riscaldati.

Il calore permette così di rendere definitiva l’applicazione della copertura trasparente.

Quando si vuole protegere delle stampe o delle foto da eventuali strappi o perdite di colore, per renderle impermeabili e resistenti si sceglie questo metodo, veloce e pratico.

In tempo di COVID-19 la plastificatrice si rivela indispensabile per ristoranti, bar, scuole, palestre e a tutte quelle attività che devono presentare al pubblico menu e listini sanificati (riferimento Rapporto ISS COVID-19 n. 25/2020).

Il sistema è perfetto anche per preservare tabelle, disegni e cartelli dallo sporco con la possibilità di pulire le superfici con alcool, disinfettanti e detergenti.

La plastificazione, inoltre, permette di rendere rigido e resistente lo stampato con possibilità di tenerlo all’esterno dei locali.

In commercio ci sono diversi modelli che possono servire sia per l’ufficio e sia per le necessità di casa. 

spese spedizione

I modelli: quali scegliere in base alle tue esigenze

Le plastificatrici a pouches sono le più usate, per semplicità e risultato.

Nella macchina viene inserito un foglio di plastica (chiamato pouche) che avvolge il documento da ricoprire.

La pressione e il calore sviluppati dal rullo permettono così l’unione tra i due elementi.

Il modello è da scegliere tra il formato del foglio, cioè tra il formato A4 o A3.

Il modello di plastificatrice per fogli A3 è di dimensioni più grandi (valutate lo spazio che avete a disposizione) ma permette una plastificazione di varie misure di fogli, dalla brochure alla piccola locandina.

Da tenere presente, inoltre, è lo spessore della pouche.

In base al documento da plastificare si sceglie lo spessore adatto, che si misura in micron.

Per un cartellino o un badge, dato l’uso frequente, si predilige una pouche più spessa, mentre per una brochure che deve essere sfogliata più volte si preferisce uno spessore inferiore.

Maggiore è lo spessore in micron (significa più quantità di polietilene) e più il foglio diviene rigido. 

Sul mercato, e a seconda dei modelli di plastificatrice, si trovano fogli da 75 micron a 125 micron.

I più usati sono i formati A3 e A4 di spessore 100 micron e 125 micron. La linea di pouches Titanium riscontra le attenzioni del pubblico per l’alta qualità del poliestere e del collante Premium.

Pertanto è indispensabile chiedersi di quale formato di foglio e di quale spessore di plastificazione si necessita.

Il passo successivo è capire se ti è più utile una plastificatrice che funzioni a caldo o a freddo.

Plastificatrice a caldo o a freddo

La plastificatrice funziona a caldo o a freddo.

Ci sono cioè modelli capaci di plastificare a caldo, con l’uso della corrente elettrica e con tempi di riscaldamento da 1 a 3 minuti.

E modelli per una plastificazione a freddo, dove i fogli con le pouches vengono semplicemente compressi dai rulli.

Questa soluzione sta ottenendo un interesse crescente per la sua praticità.

I motivi sono questi:

  1. Risparmio energetico (il riscaldamento della macchina richiede un alto dispendio di energia)
  2. Cartucce prive di acidi e non emanano odore
  3. Risparmio di tempo (si evitano le attese del pre-riscaldamento)
  4. Meno spechi (possibilità di scegliere tra 9 cartucce di diverso formato per evitare scarti)
  5. Cartucce con facile inserimento.

 

Plastificatrice ufficio
Modelli di plastificatrici GBC (mod. Foton e Fusion 6000L) e Fellowes (Spectra A3 e Saturn 3i A3) con sistema a caldo e a freddo. Valuta il modello in base all’uso e alla fascia di prezzo

 

Come vedi le dimensioni delle plastificatrici dipendono dal formato dei fogli (A2, A3, A4 etc.) che intendi usare maggiormente.

Dimensioni documento

In genere le plastificatrici possono operare con fogli a partire dal formato A2 (420 x 594 mm) fino al formato A7 (74 x 105 mm).

Pertanto è possibile pastificare dai disegni ai poster di dimensioni ridotte, ai biglietti da visita.

Importante è chiedersi quali sono i formato del foglio più usati da plastificare.

Un accessorio da considerare è il taglierino centimetrato utile per ritagliare, senza sbavature, i documenti plastificati.

Oltre a questi dettagli resta da capire la frequenza d’uso della plastificatrice per orientarsi sulle funzioni principali che deve avere la macchina.

Funzioni e tempi di riscaldamento

In base al modello scelto e alla fascia di prezzo ci sono delle differenze sul tempo di riscaldamento e sulla funzione di spegnimento automatico, per evitare che la macchina rimanga accesa anche dopo l’uso.

I tempi di riscaldamento della macchina variano da 1 a 3 minuti.

Gli apparecchi di fascia medio-alta possono talvolta presentare un pratico display LED che mostra le opzioni selezionabili e permette di monitorare lo stato dell’operazione.

Il consiglio è quello di raggruppare i fogli da plastificare in modo da evitare di accendere la plastificatrice per periodi brevi.

Il momento di maggiore consumo di energia si ha durante la fase iniziale di riscaldamento e, quindi, meglio sfruttarlo per più plastificazioni.

Ora spetta a te la scelta!

Valuta la marca e il prezzo: la qualità in primis

Destreggiarsi nella scelta di un prodotto è sempre un momento delicato.

I modelli sul mercato sono numerosi e alcuni sono in grado di garantire affidabilità, sia per la struttura degli apparecchi e sia per la parte tecnologica.

Ci permettiamo di indicarti alcuni produttori di plastificatrici perché conosciamo, per esperienza e utilizzo, i loro prodotti.

Le aziende che si distinguono nel settore sono: Fellowes, GBC (General Binding Corporation) e Leitz.

Questi produttori si sono rivelati affidabili nel tempo e con un ventaglio di plastificatrici pensato sia per un utilizzo limitato, come quello di casa, sia per uno più intenso in ambito professionale.

Per il prezzo è da valutare in base all’uso (più o meno frequente), alla qualità della plastificazione che è possibile ottenere e al numero di funzioni dell’apparecchio.

Il consiglio è quello di preferire un modello di fascia media per la qualità dei componenti (rulli, ingranaggi e struttura).

Conclusioni

In ufficio, sia in modalità smartworking o aziendale, e nei locali a contatto con il pubblico è necessario preparare cartelli e stampe da distribuire o esporre.

Con la plastificazione dei documenti o dei fogli possiamo raggiungere questi risultati:

  1. Risparmio di carta (le stampe possono essere riutilizzate più volte senza subire pieghe o deformazioni)
  2. Presentazione dei documenti in modo professionale (progetti rifiniti con precisione)
  3. Facile usabilità con elevati standard qualitativi (tempi e modi di plastificazione veloci con le plastificatrici di fascia medio-alta).

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