Articolo aggiornato il 18 Maggio 2023

La corretta archiviazione dei documenti è importante non solo per semplificare la ricerca del materiale necessario, ma anche per rispettare gli obblighi di legge. 

La conservazione di alcuni documenti è disciplinata da specifiche norme che ne stabiliscono la durata e varia, di norma, da un minimo di un anno a un massimo di 20.

In questo articolo parliamo anche di come smaltire i documenti, in particolare quelli contenenti dati sensibili.

Tempi di conservazione dei documenti

Ecco di seguito i tempi di conservazione dei principali documenti:

• 2 anni per gli scontrini; 
• 3 anni per bollo auto, cambiali, parcella professionali e compensi per artigiani;
• 5 anni per certificazione unica dei redditi, ricevute dei pagamenti delle tasse, pagamenti rateali e mutui, ricevute dell’affitto, assicurazioni, spese mediche, bollettini ICI e multe. 
• 10 anni per ricevute spese di ristrutturazione, tassa per la nettezza urbana, canone TV ed estratti conti bancari;
• 20 anni per documenti commerciali relativi a beni immobili. 

Per quanto riguarda invece i principali documenti aziendali i tempi di conservazione sono:

• 3 anni per le parcelle professionali;
• 5 anni per le ricevute di pagamento delle tasse;
• 10 anni per fatture e scritture contabili.

In seguito all’introduzione della fatturazione elettronica, le fatture devono essere conservate in uno dei seguenti formati: Xml, Pdf, Jpg, Txt.

Come mantenere l’archivio in ordine

Per mantenere l’archivio dei documenti in ordine è fondamentale:

• scegliere le tecniche di archiviazione in base alla tipologia di carta: le scritte degli scontrini, ad esempio, sbiadiscono nel tempo, perciò è necessario fare una fotocopia e mantenerli pinzati;
• evitare di creare doppie file di documenti e raccoglitori;
• posizionare l’archivio vicino agli uffici, in modo che la consultazione e la successiva archiviazione siano facilitate.

Da questo punto di vista è fondamentale dotarsi di armadio per archivio documenti cartacei che, essendo suddiviso in scaffali, permette una migliore organizzazione dei raccoglitori.

Inoltre, ogni sei mesi o al massimo annualmente, è necessario procedere con una revisione dell’archivio: durante questa fase gli addetti non solo rivedono tutta la documentazione archiviata, ma si occupano anche di eliminare i documenti che non sono più considerati necessari per legge.

A questo proposito è opportuno ricordare come l’eliminazione dei documenti cartacei possa essere svolta grazie al distruggi documenti, una macchina che, tritando e rendendo illeggibili i documenti, può semplificare in maniera significativa l’attività di archiviazione.

Distruggi documenti Fellowes:
di dimensioni contenute sono perfette per l’ufficio
ma sono adatte anche ad uso domestico o per lo smart working

Le distruggi documenti Fellowes sono macchine a funzionamento silenzioso che rispondono a 6 esigenze:

1. rilevare e risolvere automaticamente gli inceppamenti;
2. rilevare automaticamente se le mani o gli animali domestici sono troppo vicini e interrompe la distruzione (tecnologia di sicurezza SafeSense);
3. hanno feedback continuo, la possibilità di inserire più fogli per volta per massimizzare l’efficienza;
4. hanno indicatore cestino pieno e indicatore ciclo di lavoro,
5. avvertono quando il distruggidocumenti sta terminando il suo ciclo di lavoro e necessita di un periodo di pausa.

Distruggi documenti Kobra:
la scelta ideale per l’ufficio

Archivio privacy e dati sensibili

I documenti in archivio privacy rappresentano un aspetto di rilievo nel momento in cui viene organizzato un archivio cartaceo dei documenti di una azienda. 

Infatti, in seguito all’entrata in vigore del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), è importante attenersi alle regole di conservazione dei documenti cartacei in archivi privacy appositi.

I documenti riservati o sensibili devono essere conservati in armadietti chiusi a chiave il cui accesso è consentito solo a persone autorizzate all’interno dell’impresa.

È necessario perciò creare una area all’interno del proprio archivio cartaceo dedicata ai dati sensibili, con lo scopo di poter tutelare al meglio la privacy dei propri clienti.

Per le stesse ragioni, il loro smaltimento deve svolto attraverso una macchina distruggi documenti. 

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