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Archiviazione dei documenti e privacy: scegli la sicurezza con la macchina distruggi documenti

La corretta archiviazione dei documenti è importante non solo per semplificare la ricerca del materiale necessario, ma anche per rispettare gli obblighi di legge. 

La conservazione di alcuni documenti è disciplinata da specifiche norme che ne stabiliscono la durata e varia, di norma, da un minimo di un anno a un massimo di 20.

In questo articolo parliamo anche di come smaltire i documenti, in particolare quelli contenenti dati sensibili.

Tempi di conservazione dei documenti

Ecco di seguito i tempi di conservazione dei principali documenti:

  • 2 anni per gli scontrini; 
  • 3 anni per bollo auto, cambiali, parcella professionali e compensi per artigiani;
  • 5 anni per certificazione unica dei redditi, ricevute dei pagamenti delle tasse, pagamenti rateali e mutui, ricevute dell’affitto, assicurazioni, spese mediche, bollettini ICI e multe. 
  • 10 anni per ricevute spese di ristrutturazione, tassa per la nettezza urbana, canone TV ed estratti conti bancari;
  • 20 anni per documenti commerciali relativi a beni immobili. 

Per quanto riguarda invece i principali documenti aziendali i tempi di conservazione sono:

  • 3 anni per le parcelle professionali;
  • 5 anni per le ricevute di pagamento delle tasse;
  • 10 anni per fatture e scritture contabili.

In seguito all’introduzione della fatturazione elettronica, le fatture devono essere conservate in uno dei seguenti formati: Xml, Pdf, Jpg, Txt.

Come mantenere l’archivio in ordine

Per mantenere l’archivio dei documenti in ordine è fondamentale:

  • scegliere le tecniche di archiviazione in base alla tipologia di carta: le scritte degli scontrini, ad esempio, sbiadiscono nel tempo, perciò è necessario fare una fotocopia e mantenerli pinzati;
  • evitare di creare doppie file di documenti e raccoglitori;
  • posizionare l’archivio vicino agli uffici, in modo che la consultazione e la successiva archiviazione siano facilitate.

Da questo punto di vista è fondamentale dotarsi di armadio per archivio documenti cartacei che, essendo suddiviso in scaffali, permette una migliore organizzazione dei raccoglitori.

Inoltre, ogni sei mesi o al massimo annualmente, è necessario procedere con una revisione dell’archivio: durante questa fase gli addetti non solo rivedono tutta la documentazione archiviata, ma si occupano anche di eliminare i documenti che non sono più considerati necessari per legge.

A questo proposito è opportuno ricordare come l’eliminazione dei documenti cartacei possa essere svolta grazie al distruggi documenti, una macchina che, tritando e rendendo illeggibili i documenti, può semplificare in maniera significativa l’attività di archiviazione.

Distruggi documenti Fellowes:
di dimensioni contenute sono perfette per l’ufficio
ma sono adatte anche ad uso domestico o per lo smart working

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Macchine distruggi documenti Fellowes a microframmenti: Distruggidocumenti LX-211 bianca; Distruggidocumenti LX221 nero  ;   Distruggidocumenti Fellowes bianco LX-201

Le distruggi documenti Fellowes sono macchine a funzionamento silenzioso che rispondono a 6 esigenze:

  1. rilevare e risolvere automaticamente gli inceppamenti;
  2. rilevare automaticamente se le mani o gli animali domestici sono troppo vicini e interrompe la distruzione (tecnologia di sicurezza SafeSense);
  3. hanno feedback continuo, la possibilità di inserire più fogli per volta per massimizzare l’efficienza;
  4. hanno indicatore cestino pieno e indicatore ciclo di lavoro,
  5. avvertono quando il distruggidocumenti sta terminando il suo ciclo di lavoro e necessita di un periodo di pausa.

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Distruggi documenti Kobra:
la scelta ideale per l’ufficio

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Macchine distruggi documenti Kobra a microframmenti: Kobra C1 – Kobra +1SS4Kobra +1CC4, Kobra AF.1 C4

Archivio privacy e dati sensibili

I documenti in archivio privacy rappresentano un aspetto di rilievo nel momento in cui viene organizzato un archivio cartaceo dei documenti di una azienda. 

Infatti, in seguito all’entrata in vigore del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), è importante attenersi alle regole di conservazione dei documenti cartacei in archivi privacy appositi.

I documenti riservati o sensibili devono essere conservati in armadietti chiusi a chiave il cui accesso è consentito solo a persone autorizzate all’interno dell’impresa.

È necessario perciò creare una area all’interno del proprio archivio cartaceo dedicata ai dati sensibili, con lo scopo di poter tutelare al meglio la privacy dei propri clienti.

Per le stesse ragioni, il loro smaltimento deve svolto attraverso una macchina distruggi documenti. 

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distruggi documenti Cobra

 

 

 

 

Sistemi di archiviazione: come organizzararsi in ufficio per fine anno

In ufficio una corretta organizzazione dei documenti è fondamentale, in quanto consente di individuare le informazioni più importanti nel minore tempo possibile.

Per questo è importante scegliere il giusto sistema di archiviazione cartacea dei documenti. 

Archivio corrente, di deposito e storico

Un buon sistema di organizzazione dei documenti dovrebbe prevedere la creazione di tre archivi diversi: 

  • archivio corrente: insieme di tutti documenti necessari per la gestione corrente dell’azienda;
  • archivio di deposito: insieme di documenti che devono essere conservati in relazione agli obblighi di legge;
  • archivio storico: insieme dei documenti che anche se hanno esaurito la loro funzione devono essere conservati per esigenze storico-culturali.

Nella maggior parte dei casi i documenti aziendali vengono suddivisi in anni (dal più vecchio al più recente), in categorie e temi.

Ogni categoria prevede di solito anche dei sottogruppi: ad esempio l’insieme dei documenti bancari può essere suddiviso in base ai diversi anni.

Come archiviare documenti cartacei in ufficio nella maniera più efficace?

Le soluzioni di archiviazione dei documenti sono varie, in quando dipendono dalle specifiche esigenze dell’azienda. 

Strumenti per l’archiviazione

Per procedere con l’archiviazione dei documenti cartacei utile aver a disposizione i seguenti strumenti: cucitrice a pinza, buste, etichette adesive, raccoglitori ad anelli, scatole e faldoni.

Inoltre, prima di procedere con l’archiviazione, bisogna assicurarsi di disporre di un numero sufficiente di fascicoli, etichette e raccoglitori per ufficio, in modo da catalogare i diversi documenti. 

Successivamente i passaggi da svolgere sono i seguenti:

  • raggruppare i documenti in categorie e sottocategorie;
  • ordinare i fascicoli in ordine alfabetico/numerico;
  • eliminare documenti cartacei superflui;
  • classificare i documenti per anno o per ordine alfabetico.

Ogni fascicolo e raccoglitore deve essere poi collocato in una posizione specifica nell’archivio dei documenti cartacei in modo da essere facilmente consultabile.

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Registratori per archivio: come sceglierli

Il registratore è il tipo di raccoglitore più diffuso. In base alle tue necessità di archiviazione puoi scegliere tra:

  1. Registratori commerciali, che offrono una copertina dove conservare il supporto di archivio e sono funzionali per inserire semplicemente i fogli, senza raccoglierli a loro volta all’interno di una busta trasparente.
  2. Registratori protocollo, nei quali i documenti vanno inseriti nelle classiche buste a perforazione. Hanno inoltre un maggior spazio a disposizione, che agevola appunto l’inserimento di buste o piccoli campioni.

Tra i raccoglitori di formato commerciale e protocollo esiste una piccola differenza in termini di dimensioni.

I raccoglitori protocollo sono un po’ più alti, essendo stati progettati per facilitare la raccolta di documenti che vengono inseriti all’interno delle buste a perforazione.

Prima di acquistare i nuovi raccoglitori misura l’altezza dei ripiani dei tuoi archivi: se sono inferiori a 34 cm la scelta adatta è la versione commerciale, anziché la versione protocollo.

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Registratore Eurofile G55

Registratore in robusto cartone da 2 mm, rivestito sia internamente che esternamente in polipropilene incollato su entrambi i lati.

Dotato di ampia etichetta scrivibile su entrambi i lati e di portaetichetta saldato sul dorso e di bande metalliche di rinforzo che mantengono i bordi della custodia perfettamente diritti anche dopo un lungo utilizzo.

Eurofile è l’ideale per un uso intensivo. Formato Protocollo (LxH) 23×33 cm. Dorso 8 cm. 

Registratore DOX 4 Esselte

Nuovo registratore Dox® 4 dotato di linguella per l’estrazione a scomparsa 3 volte più resistente e un design con presa ergonomica e più agevole.

Struttura in cartone rivestito con carta goffrata antimpronta e rifinito con paralati metallici alla base della plancia.

Custodia in fibrone rivestito con carta nera goffrata trattata antimpronta, interno nero e parabordi verniciati. Meccanismo a leva in acciaio nichelato con pressino.

Dorso in materiale plastico colorato e portaetichette trasparente con etichetta reversibile.

Ogni dox possiede al suo interno un volantino con il codice QR da applicare sull’etichetta e 3 semplici indicazioni per scaricare la app dedicata su App Store e Google Play.

Formato commerciale (LxH) 23×29.7 cm. Dorso 5 cm.

Registratore DOX 5 Esselte

Nuovo registratore Dox® 5 dotato di linguella per l’estrazione a scomparsa 3 volte più resistente e un design con presa ergonomica. Struttura in cartone rivestito con carta goffrata antimpronta e rifinito con paralati metallici alla base della plancia.

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Criteri di archiviazione dei documenti

Per trovare il sistema di archiviazione più adatto alla propria azienda è necessario:

  • definire la quantità di documenti cartacei che vengono creati quotidianamente;
  • individuare chi li elabora e a chi sono destinati;
  • decidere se utilizzare un ordine cronologico o alfabetico;
  • usare sottocartelle.

Se si sceglie di utilizzare l’ordine numerico i raccoglitori saranno ordinati per numero.

Ciò significa, ad esempio, che i contenitori per le fatture emesse devono aprirsi in modo tale che il primo documento visibile sia l’ultimo ad essere stato emesso. Pertanto, il documento n.1 si trova in fondo, sotto gli altri più recenti.

Se si opta invece per l’ordine alfabetico l’unico criterio da tener presente è il seguente: far in modo che la lettera A sia la prima a esser letta.

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Il blog di Scriba: cartoleria scuola e cancelleria ufficio dal 1969

 

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Packaging green per le confezioni regalo fai-da-te: scopri le proposte di Scriba per il Natale

Il periodo natalizio è particolarmente indicato per l’utilizzo di imballaggi di cartone.

Confezioni regalo, porta bottiglie, scatole o cesti destinati ai familiari o clienti sono le opzioni più richieste.

Gli imballaggi in cartone sono pratici e robusti e, con un pò di fantasia, puoi decorarli con nastri e fiocchi per personalizzare i tuoi regali.

Cos’è il packaging green

È in continuo aumento il numero di consumatori che sceglie di utilizzare prodotti con packaging sostenibile

Quando si parla di green packaging ci si riferisce ad un prodotto ecologico realizzato in parte, o totalmente, con materie prime riciclabili e biodegradabili, così da concludere il suo ciclo con il riutilizzo o lo smaltimento.

Ma non solo, poiché un imballaggio sostenibile è prodotto secondo l’idea di limitare gli scarti di produzione, impiega quindi fonti energetiche rinnovabili, come per esempio l’energia solare.

L’uso di materiali compostabili (carta 100% riciclabile) è infatti fondamentale nella ideazione di imballi rispettosi dell’ambente.

È un tipo di packaging molto vicino, come prestazioni e aspetto, alla plastica convenzionale (basti pensare al food delivery).

Scegli la scatola in cartone adatta ai tuoi regali

Sull’e-shop scribanet.com  puoi trovare diverse tipologie di contenitori in cartone per i tuoi regali natalizi.

Le nostre proposte:

Packaging sostenibile

Puoi anche pensare di creare una confezione natalizia personalizzata.

Stiamo parlando del self packaging: un modo divertente e creativo per abbinare il “fai da te” al mondo del packaging.

Carta colorata, nastri e biglietti coordinati possono diventare l’occasione giusta per attirare l’attenzione nel rumore generale delle feste.

 

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di fronte al supermercato Eurospin.

 

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Badge con il Green Pass in pochi secondi con le etichettatrici Brother

Con la recente introduzione della verifica del Green Pass per l’accesso ad aziende e uffici, è necessario dotarsi di soluzioni che permettano di semplificare i controlli alla reception e identificare visitatori e dipendenti garantendo una gestione sicura dei loro dati.

Grazie alle soluzioni di etichettatura Brother è possibile realizzare badge istantanei contenenti il QR code del Green Pass, garantendo nel contempo il rispetto della privacy.

Con la nuova linea di stampanti per etichette Brother tutto questo è possibile in maniera semplice, veloce ed economica.

Stampanti per etichette: utili e veloci

Le etichettatrici proposte da Brother sono ideali per aziende, ristoranti, scuole e puoi:

  • Velocizzare l’accoglienza dei visitatori 
  • Semplificare il controllo del green pass nel rispetto della privacy
  • Garantire la sicurezza ed evitare accessi in aree riservate
  • Identificare i visitatori in modo automatico ed immediato senza commettere errori
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Scegli la qualità con le etichettatrici Brother QR-800, Brother QR-700, Brother BTP-300

Nuove funzionalità e più risparmio

Le nuove funzionalità ti permettono di stampare in due colori (nero e rosso) e senza inchiostro, grazie al sistema di stampa termica.

L’etichettatrice Brother QL-800 è la scelta ideale per stampare fino a 93 etichette/minuto con l’utilizzo del nuovo rotolo continuo DK, in dotazione nella confezione (nr. 02 rotoli).

Basta collegarla al tuo pc via usb e scegliere il formato dell’etichetta che ti serve, avendo a disposizione un ampia gamma di misure.

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Stampante professionale per etichette da collegare al pc

L’etichettarice Brother QL-700 è collegabile al tuo computer e dispone di un software p-touch editor per creare etichette personalizzate.

Con un cavo usb di serie è alimentata con adattatore di corrente.

Ti serve un’etichettarice da portare in valigetta?

L’etichettatrice Bluetooth con compatibilità MFi Brother P-touch CUBE è perfetta da usare con le pile (n.6 batterie alcaline tipo AAA) e senza fili (compatibile con device mobili iOS e Android) per le necessità fuori sede.

Funziona a meraviglia con il tuo smarthphone ed è ideale anche per stampare etichette da usare in casa.

Dall’identificazione alla catalogazione, oppure puoi dare un tocco di stile ai tuoi progetti di paper craft o decorazione grazie ai nastri in tessuto o alle etichette colorate.

Una linea di etichettatrici, quella di Brother, studata per ogni esigenza con un prezzo più che non lascia dubbi.

Perfette per l’ufficio, la logistica, la casa

Stampare il badge con il Qr code del Green Pass è, pertanto, un’operazione super veloce con le nuove etichettatrici Brother.

Da Scriba a San Bonifacio (Verona) trovi l’intera gamma Brother per ogni tipo di esigenza.

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Regali Natale 2021

Regali di Natale: idee e consigli originali per non sbagliare

Abbiamo pensato di darti qualche consiglio e aiutarti nella scelta dei regali da mettere sotto l’albero in questo Natale 2021.

Fare felice la sorella o il fratello, i genitori, i partner o il nipote è sempre un’impresa e spesso si rischia di riproporre lo stesso regalo per due o tre anni consecutivi.

Vediamo insieme le promozioni del nostro e-shop e quali sono le tendenze di mercato quest’anno. 

Le ceste natalizie

Con le ceste natalizie si va sempre sul sicuro, in particolare quando non si conoscono bene i gusti delle altre persone.

Le ceste di Natale sono un regalo gradito perché conquistano il palato di tutti ed è possibile personalizzarle a proprio piacimento, sia in funzione del budget disponibile che secondo le preferenze di gusto.

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Per ordini inviati entro il 18 novembre: la consegna è prevista dal 9 dicembre 2021

Borse e Zaini per lo smart working

Ricevere in dono qualcosa di utilie per il lavoro o per la scuola fa sempre piacere.

Se il tuo partner o un tuo famigliare è solito usare il suo notebook sarà contento nel ricevere una borsa o uno zaino studiati con appositi spazi e imbottiti per mantenere in sicurezza il computer.

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smart working

Penne Parker: un regalo di classe

Chi di noi non ha una penna in borsa o in auto?

Regalare una penna è sempre una bella idea, soprattutto se parliamo di penne di ottima qualità.

Puoi scegliere tra penne a sfera, penne roller o penne stilografiche, e in ogni caso sarà un successo!

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Affrettati! La promozione scade il 5 dicembre 2021.

Accessori per videogame

Il videogame è un settore in continua crescita e lo si considera oramai nell’eSports (gli sport elettronici).

Sul nostro e-shop puoi trovare tutte le novità che riguardano questo mondo tanto amato amato dai ragazzi di tutte le età.

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Ti aspettiamo!

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Cesti natalizi di classe con i panettoni della pasticceria artigianale Loison

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smart working benefici

A breve lo Smart Working sarà la normalità: come affrontarlo al meglio?

Secondo un rapporto del Politecnico di Milano, lo Smart Working rimarrà in 9 grandi aziende su 10 e riguarderà 4,4 milioni di lavoratori, diventando una normalità lavorativa.

Progetti di lavoro agile strutturati o informali sono ora presenti nell’81% delle grandi imprese, contro il 65% del 2020. 

Vediamo quali sono i benefici per la vita privata e per l’ambiente, ma anche chi riguardano le problematiche di “tecnostress” e “overworking” causate dallo smart working.

Normalità lavorativa post-Covid: qualche dato

Se prima della pandemia lo smart working riguardava neanche 600mila lavoratori, il numero è esploso fino a sfondare quota 6,5 milioni durante i mesi più duri del lockdown, per scendere a 5,4 milioni a inizio anno.

Ora il numero di lavoratori in smart working è più di 4 milioni ed è in continuo aumento.

Aumento dello smart working: nuovi modelli di lavoro

Le organizzazioni hanno calcolato, per l’imminente futuro, un aumento degli smart worker rispetto ai numeri registrati a settembre 2021: si prevede saranno 4,38 milioni i lavoratori che opereranno almeno in parte da remoto (+8%), di cui:

  • 2,03 milioni nelle grandi imprese,
  • 700mila delle Pmi,
  • 970mila nelle microimprese e
  • 80mila nella Pa. 

Obiettivo del governo è quello di arrivare a un protocollo condiviso che riguardi l’orario di lavoro, e in particolare i limiti al periodo di disconnessione, la parità di trattamento economico (già sancita per altro dalla legge 81/2017), il luogo dove si potrà erogare la prestazione (non necessariamente da casa), la sicurezza del lavoratore, la protezione dei dati e la dotazione informatica che dovrà essere assegnata al dipendente. 

Dovrà inoltre essere garantita l’alternanza tra lavoro a presenza e a distanza, anche per evitare il rischio di discriminazione delle donne.

Mariano Corso, Responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working, commentando i dati ha posto una importante distinzione: 

“Le grandi imprese stanno sperimentando nuovi modelli di lavoro, con la ricerca di nuovi equilibri fra presenza e distanza capaci di cogliere i benefici potenziali di entrambe le modalità di lavoro. In molte organizzazioni, soprattutto Pmi e Pa, invece, si sta tornando prevalentemente al lavoro in presenza a causa della mancanza di cultura basata sul raggiungimento dei risultati. Un arretramento che si scontra con le aspettative dei lavoratori e gli obiettivi di digitalizzazione, sostenibilità e inclusività del nostro Paese”. 

Sei anche tu uno smart worker?
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PROMOZIONI valide fino al 5.12.2021:

ScopriBenefici per la vita privata ma rischio overworking

Se è vero che la possibilità di lavorare da remoto ha permesso alle persone di gestire meglio gli impegni extra-lavorativi, è vero anche che il contesto pandemico ha causato non poche difficoltà soprattutto a chi nell’ambiente domestico si è trovato a gestire contemporaneamente il lavoro e i carichi familiari. 

In particolare, la difficoltà nel separare il tempo da dedicare al lavoro e alle attività personali è stata avvertita dal 35% degli smart worker e la difficoltà a trovare un luogo adatto per lavorare dal 22%.

Altri aspetti da tenere d’occhio sono quelli che riguardano il coinvolgimento dei lavoratori: il 38% si sente più efficiente nello svolgimento della propria mansione, secondo il 32% è cresciuta la fiducia fra manager e collaboratori e per il 31% la comunicazione fra colleghi.

Il tecnostress (cioè gli impatti negativi a livello comportamentale o psicologico causati dall’uso delle tecnologie) ha interessato un lavoratore su quattro, in misura maggiore smart worker (28% contro il 22% degli altri dipendenti), donne (29% contro il 22% dei colleghi) e responsabili (27% contro il 23% dei collaboratori).

Nel complesso l’overworking (ovvero dedicare un’elevata quantità di tempo alle attività lavorative trascurando momenti di riposo) ha coinvolto il 13% dei lavoratori e in misura maggiore gli smart worker degli altri lavoratori (17% contro 9%), le donne degli uomini (19% contro 11%) e i manager rispetto ai collaboratori (19% contro 9%).

Impatto su inclusione e ambiente: risparmio da 1.450 euro sui trasporti

Secondo le grandi imprese, l’applicazione dello smart working su larga scala favorisce l’inclusione delle persone: in primo luogo nel supporto alla genitorialità (87%), ma anche per quel che riguarda l’inclusione delle persone che lavorano lontano dalla sede (87%) e per chi si prende cura di soggetti anziani o disabili (83%). 

Stimando una media di due giorri e mezzo di lavoro da casa, l’Osservatorio calcola quali risparmi di tempo e risorse per gli spostamenti si possono generare: 123 ore l’anno e 1.450 euro in meno per ogni lavoratore che usa l’automobile per recarsi in ufficio.

smart working

In termini di sostenibilità ambientale, infine, si può stimare che l’applicazione dello Smart Working ai livelli previsti dopo la pandemia comporterà minori emissioni per circa 1,8 milioni di tonnellate di CO2 ogni anno, pari all’anidride carbonica che potrebbero assorbire 51 milioni di alberi (un’area dieci volte Milano, oppure quel che assorbirebbero 500 Central Park). 

“I benefici sociali ed ambientali dalla diffusione dello Smart Working ai livelli oggi previsti sono troppo rilevanti per non essere considerati nelle scelte politiche – ha aggiunto Mariano Corso.

E occorre sottolineare che sono benefici che potrebbero quasi raddoppiare se si estendesse l’applicazione dello Smart Working ai livelli che i lavoratori desiderano e che la pandemia ha dimostrato essere già possibili con le tecnologie attuali.”

Una situazione in continuo cambiamento che riguarda milioni di lavoratori chiamati a confrontarsi e gestire il proprio ambito professionale.

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Fonte: La Repubblica del 3.11.2021