L’anno sta per finire e il pensiero si concentra anche sulla gestione dell’archivio dei documenti, dai DDT alle fatture, dai cedolini agli estratti conto e altro.
Una mole di fogli cartacei che deve essere ben tenuta e, soprattutto, conservata per essere recuperata in caso di consultazione.
E tutto questo per un tempo abbastanza lungo.
Per quanto tempo si devono tenere in archivio i documenti?
La conservazione dei vari documenti a livello fiscale è di 10 anni.
Esatto, il termine di prescrizione fissato per legge, è di 10 anni e i documenti sono:
ricevute di pagamento, F24 e bollettini postali,
estratti conto dei conti correnti bancari/postali.
Ci sono documenti per i quali il termine è di 5 anni.
Tra questi ci sono, per un’azienda:
ricevute di pagamento della tassa sui rifiuti, IRES, IRAP,
ricevute di pagamento di canoni di affitto,
le dichiarazioni dei redditi, mod. 770 e ricevute di pagamenti IRPEF,
ricevute dei premi assicurativi,
sanzioni amministrative e multe stradali.
Come e dove raccogliere, pertanto, tutta questa mole di documenti?
Raccoglitori per l’archivio: il metodo migliore
L’archiviazione dei documenti, di vario formato, va fatta in raccoglitori con etichette adesive.
Questo ti permette di avere tutto sotto controllo anche in caso di spostamento dei faldoni da un archivio all’altro per la conservazione.
Ciò è fondamentale per reperire velocemente gli originali in caso di contestazioni o necessità fiscali.
Per mantenere l’archivio efficiente nel tempo è bene aiutarsi con delle cartelline trasparenti da collocare all’interno dei raccoglitori.
Questo ti permette di avere una maggiore suddivisione tra le pratiche e una conservazione ottimale.
Anche se lavori da cassa potresti dover suddividere le varie tipologie di documenti stampati.
Con un cassetto per l’archiviazione puoi separare, per esempio, nel primo cassetto la posta in arrivo, nel secondo i documenti già consultati da archiviare e nel terzo tenere i fogli necessari per gli appunti.
Organizzare un archivio cartaceo richiede un impegno costante e tanta pazienza.
La scelta di una stampante multifunzione oppure di una laser o inkjet è sempre un bel dilemma.
In ufficio e a casa è indispensabile disporre di una stampante, seppur di dimensioni e potenza ridotti, che sia efficiente e funzionale.
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Questa è l’occasione giusta per te. Cosa aspetti?
Come orientarsi tra i modelli laser o inkjet oppure una stampante multifunzione
Prima di scegliere una stampante il consiglio è quello di considerare le tue necessità e poi valutare le caratteristiche tecniche del modello.
Caratteristiche principali delle stampanti
I modelli di riferimento sono questi:
Stampanti a getto d’inchiostro (inkjet)
Stampanti laser (monocromatiche e a colori)
Le stampanti a getto d’inchiostro sono perfette per lo smart working. Sono ideali per la stampa di documenti o disegni/illustrazioni.
Sono molto precise nella stampa e nella riproduzione dei colori.
Unico neo è il costo dei ricambi delle cartucce che è abbastanza elevato per gli originali ma scende per i ricambi compatibili.
Le stampanti laser, invece, sono ottimali quando si stampano solo testi.
Sono veloci e più economiche nella spesa per la ricarica in quanto puoi scegliere i modelli che stampano solo in bianco e nero.
Stampanti multifunzione: la scelta ottimale
Le stampanti multifunzione includono uno scanner.
Sono utilizzate anche per fotocopiare e sono disponibili sia a getto d’inchiostro sia tipo laser.
Al giorno d’oggi hanno raggiunto un costo più che conveniente e, pertanto, la stampante multifunzione risulta la scelta ottimale.
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Connessione Wi-Fi: la comodità di non avere cavi
Quando scegli o cambi la stampante guarda se c’è la possibilità di collegarla alla rete wireless di casa e ricevere i comandi di stampa a distanza.
È una scelta che ti permette non avere cavi da nascondere. Alcuni modelli supportano anche il Wi-Fi Direct che permette il collegamento diretto ad un dispositivo senza rete che fa da intermediario e l’NFC (connessione bi-direzionale senza fili, a corto raggio) che garantisce la connessione immediata tra stampante e dispositivo.
L’ufficio al passo con i tempi richiede sempre più l’uso delle plastificatrici che consentono di migliorare la presentazione dei documenti e li rendono durevoli nel tempo.
La plastificatrice è ormai indispensabile per sigillare fogli, cartellini o anche menu e listini vari trova la sua ideale collocazione anche tra le mura di casa.
Nelle scuole e negli asili è necessario plastificare cartellini di riconoscimento, segnaposti e attestati.
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La plastificatrice: scopri come e dove usarla
La plasticatrice è uno strumento sempre più usato.
Il processo di plastificazione consiste nel far passare il foglio della stampa, con una lamina di plastica, tra due rulli riscaldati.
Il calore permette così di rendere definitiva l’applicazione della copertura trasparente.
Quando si vuole protegere delle stampe o delle foto da eventuali strappi o perdite di colore, per renderle impermeabili e resistenti si sceglie questo metodo, veloce e pratico.
La plastificatrice si rivela indispensabile per ristoranti, bar, scuole, palestre e a tutte quelle attività che devono presentare al pubblico menu e listini.
Il sistema è perfetto anche per preservare tabelle, disegni e cartelli dallo sporco con la possibilità di pulire le superfici con alcool, disinfettanti e detergenti.
La plastificazione, inoltre, permettedi rendere rigido e resistente lo stampato con possibilità di tenerlo all’esterno dei locali.
In commercio ci sono diversi modelli che possono servire sia per l’ufficio e sia per le necessità di casa.
I modelli: quali scegliere in base alle tue esigenze
Le plastificatrici a pouches sono le più usate, per semplicità e risultato.
Nella macchina viene inserito un foglio di plastica (chiamato pouche) che avvolge il documento da ricoprire.
La pressione e il calore sviluppati dal rullo permettono così l’unione tra i due elementi.
Il modello è da scegliere tra il formato del foglio, cioè tra il formato A4 o A3.
Il modello di plastificatrice per fogli A3 è di dimensioni più grandi (valutate lo spazio che avete a disposizione) ma permette una plastificazione di varie misure di fogli, dalla brochure alla piccola locandina.
Da tenere presente, inoltre, è lo spessore della pouche.
In base al documento da plastificare si sceglie lo spessore adatto, che si misura in micron.
Per un cartellino o un badge, dato l’uso frequente, si predilige una pouche più spessa, mentre per una brochure che deve essere sfogliata più volte si preferisce uno spessore inferiore.
Maggiore è lo spessore in micron (significa più quantità di polietilene) e più il foglio diviene rigido.
Sul mercato, e a seconda dei modelli di plastificatrice, si trovano fogli da 75 micron a 125 micron.
I più usati sono i formati A3 e A4 di spessore 100 micron e 125 micron.
Pertanto è indispensabile chiedersi di quale formato di foglio e di quale spessore di plastificazione si necessita.
Il passo successivo è capire se ti è più utile una plastificatrice che funzioni a caldo o a freddo.
Plastificatrice a caldo o a freddo
La plastificatrice funziona a caldo o a freddo.
Ci sono cioè modelli capaci di plastificare a caldo, con l’uso della corrente elettrica e con tempi di riscaldamento da 1 a 3 minuti.
E modelli per una plastificazione a freddo, dove i fogli con le pouches vengono semplicemente compressi dai rulli.
Questa soluzione sta ottenendo un interesse crescente per la sua praticità.
I motivi sono questi:
Risparmioenergetico (il riscaldamento della macchina richiede un alto dispendio di energia)
Cartucce privedi acidi e non emanano odore
Risparmio di tempo (si evitano le attese del pre-riscaldamento)
Meno spechi (possibilità di scegliere tra 9 cartucce di diverso formato per evitare scarti)
Cartucce con facile inserimento.
Come vedi le dimensioni delle plastificatrici dipendono dal formato dei fogli (A2, A3, A4 etc.) che intendi usare maggiormente.
Dimensioni documento
In genere le plastificatrici possono operare con fogli a partire dal formato A2 (420 x 594 mm) fino al formato A7 (74 x 105 mm).
Pertanto è possibile pastificare dai disegni ai poster di dimensioni ridotte, ai biglietti da visita.
Importante è chiedersi quali sono i formato del foglio più usati da plastificare.
Un accessorio da considerare è il taglierino centimetrato utile per ritagliare, senza sbavature, i documenti plastificati.
Oltre a questi dettagli resta da capire la frequenza d’uso della plastificatrice per orientarsi sulle funzioni principali che deve avere la macchina.
Funzioni e tempi di riscaldamento
In base al modello scelto e alla fascia di prezzo ci sono delle differenze sul tempo di riscaldamento e sulla funzione di spegnimento automatico, per evitare che la macchina rimanga accesa anche dopo l’uso.
I tempi di riscaldamento della macchina variano da 1 a 3 minuti.
Gli apparecchi di fascia medio-alta possono talvolta presentare un pratico display LED che mostra le opzioni selezionabili e permette di monitorare lo stato dell’operazione.
Il consiglio è quello di raggruppare i fogli da plastificare in modo da evitare di accendere la plastificatrice per periodi brevi.
Il momento di maggiore consumo di energia si ha durante la fase iniziale di riscaldamento e, quindi, meglio sfruttarlo per più plastificazioni.
Ora spetta a te la scelta!
Valuta la marca e il prezzo: la qualità in primis
Destreggiarsi nella scelta di un prodotto è sempre un momento delicato.
I modelli sul mercato sono numerosi e alcuni sono in grado di garantire affidabilità, sia per la struttura degli apparecchi e sia per la parte tecnologica.
Ci permettiamo di indicarti alcuni produttori di plastificatrici perché conosciamo, per esperienza e utilizzo, i loro prodotti.
Le aziende che si distinguono nel settore sono: Fellowes, GBC (General Binding Corporation) e Leitz.
Questi produttori si sono rivelati affidabili nel tempo e con un ventaglio di plastificatrici pensato sia per un utilizzo limitato, come quello di casa, sia per uno più intenso in ambito professionale.
Per il prezzo è da valutare in base all’uso (più o meno frequente), alla qualità della plastificazione che è possibile ottenere e al numero di funzioni dell’apparecchio.
Il consiglio è quello di preferire un modello di fascia media per la qualità dei componenti (rulli, ingranaggi e struttura).
Conclusioni
In ufficio, sia in modalità smartworking o aziendale, e nei locali a contatto con il pubblico è necessario preparare cartelli e stampe da distribuire o esporre.
Con la plastificazione dei documenti o dei fogli possiamo raggiungere questi risultati:
Risparmio di carta (le stampe possono essere riutilizzate più volte senza subire pieghe o deformazioni)
Presentazione dei documenti in modo professionale (progetti rifiniti con precisione)
Facileusabilità con elevati standard qualitativi (tempi e modi di plastificazione veloci con le plastificatrici di fascia medio-alta).
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Con l’uso di una macchina distruggi documenti si sceglie il modo più efficace per disfarsi di documenti sensibili per aziende e individui.
In tal senso anche la legge è intervenuta a regolare la distruzione di questi documenti.
Con il Decreto Lgs 196/2003 enuncia che “è obbligatorio distruggere i documenti cartacei contenenti dati sensibili per prevenire il furto di informazioni personali e riservate”.
Il furto delle informazioni e il furto di identità, infatti, sono tra le frodi più diffuse in Europa.
Per evitare di essere vittima di queste truffe è bene eliminare nel modo più sicuro possibile tutte le informazioni personali e professionali una volta che queste non dovessero essere più utili.
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Quest’anno è iniziata la promozione di Fellowes sull’acquisto di plastificatrici, rilegatrici e distruggidocumenti.
Tra queste macchine la rilegatrice è un articolo che si è diffuso nel tempo non solo negli uffici, ma anche nelle case.
Intanto diciamo che la rilegatura è quella fase finale di presentazione di un progetto.
Una fase che differenzia, dal punto di vista dello stampato realizzato, una brochure professionale da una meno presentabile.
Che si tratti di un dossier, di una tesi di laurea o di un documento con più pagine, la rilegatura permette una più facile consultazione per chi la dovrà leggere.
Una buona rilegatura garantisce inoltre una maggiore durevolezza nel tempo e dona un aspetto formale al lavoro che contiene.
Come scegliere la rilegatrice
Per capire quale rilegatrice è adatta al tua necessità ci sono almeno 3 aspetti da considerare:
Destinazione d’uso del prodotto da rilegare. Ci sono rilegature economiche e ci sono rilegature più professionali da usare nel caso di brochure o documenti più formali.
Numero di pagine da rilegare. A seconda che si tratti di un documento di dieci o di 100 pagine, la scelta del tipo di rilegatura può variare dal volume del documento.
La capacità di perforazione. Le rilegatrici si differenziano anche per il numero di fogli che sono in grado di perforare contemporaneamente.
Anche i prezzi delle rilegatrici variano molto in base proprio a questa caratteristica, per cui è bene sapere di quali capacità avete bisogno prima di procedere all’acquisto.
Il modello preso in analisi in questo approfondimento è quello di Fellowes, società leader nel settore di articoli per ufficio.
Pulsar +300 è la nuova stazione di rilegatura con le funzioni principali raggruppate in un’unica macchina:
Rilegatrice manuale ad anelli plastici.
Perforatrice con guida del bordo regolarbile con dorsi da 38 mm.
Perfora fino a 17 fogli e rilega fino a 30 fogli.
Iscriviti a www.fellowes-promotion.com e richiedi il rimborso fino a Euro 120,00.
Per il tuo ufficio ma anche per lo studio professionale e per la casa prendi in considerazione l’utilizzo di questo articolo per la rilegatura.
Anche plastificatrici e distruggidocumenti sono oramai indispensabili.
Con la promozione in evidenza prendi al volo l’occasione e rinnova i macchinari del tuo ufficio.
Se hai ancora dubbi in proposito non esitare a contattarci o passare dallo store di Scriba a San Bonifacio (Verona).
Il mercato della carta per fotocopie è in continuo cambiamento e, ultimamente, non è facile reperire i quantitativi necessari per soddisfare le necessità degli uffici.
Diversi sono i prezzi a seconda della qualità della cellulosa impiegata nella fabbricazione della carta. La grammatura più usata, quella da 80gr, richiede una serie di valutazioni.
Ecco alcuni consigli di come scegliere la carta per fotocopie e stampanti adatta al tuo ufficio.
La carta da stampante
La domanda più frequente è: “Dato che la carta per stampante è per un uso interno all’ufficio, qual è quella meno costosa?”
Premesso che è possibile trovare una carta con un buon rapporto qualità/prezzo, facciamo alcune considerazioni.
Valuta la levigatezza della carta
Prova a passare i polpastrelli su due fogli di carta di diversa fabbricazione per capirne la scorrevolezza.
Più una carta è liscia e minore è il consumo di toner e migliore risulta la leggibilità.
Intatti, quando si stampa, una carta liscia rilascia meno polveri sottili nell’aria, le famose PM10.
In alcuni uffici, dove le stampanti sono usate per lunghi periodi di tempo, la concentrazione di PM10 raggiunge livelli elevati.
Per questo motivo si destinano delle zone per la stampa lontane dalle scrivanie.
Senza contare gli inceppamenti della stampante dovuti alla ruvidità della carta.
Meno la carta scorre sul rullo e più alta è la possibilità che venga trascinata in modo disallineato.
L’inceppamento della stampante significa perdita di tempo, consumo di carta e possibilità di rottura del meccanismo e del rullo di scorrimento.
Inoltre, il costo del toner per stampanti incide non poco sul costo della singola copia. Una carta ruvida assorbe più toner ed i caratteri sono meno leggibili.
Pertanto, tieni presente che una carta liscia è di qualità superiore e determina un maggiore risparmio nel consumo degli altri elementi utili per la stampa.
Le certificazioni
Sul pacco di fogli della carta per stampare di qualità ci sono i loghi di due enti certificatori: PEFC o FSC.
Questo significa che il produttore di carta si è rivolto a uno di questi organismi perché attento alla filiera produttiva e alla conservazione dell’ambiente.
PECF (Programme for Endorsement of Forest Certification) è un’organizzazione nazionale e internazionale che promuove la crescita sostenibile delle foreste con una certificazione del prodotto legno-carta.
I prodotti certificati PECF (tra i quali ci sono articoli per la casa, per l’abbigliamento, il fai da te, il cibo e il packaging) derivano da foreste gestite in maniera sostenibile per essere rigenerate.
L’obiettivo è quello di evitare la deforestazione e uno spreco di risorse naturali.
FSC (Forest Stewardship Council) è un organismo che promuove una gestione delle foreste del mondo con particolare attenzione al rispetto dell’ambiente, alla condizione dei lavoratori e della sostenibilità economica.
La grammatura è il peso di un metro quadro di quella carta prodotta. Le carta per fotocopie hanno una grammatura compresa tra 70/80/90 g/mq e oltre per le qualità superiori.
Una grammatura di 80 g. è ottimale per qualsiasi stampante e fotocopiatrice, laser o inkjet.
Il grado di bianco
È un valore che misura la luminosità della carta ed è indicato per stampe laser di alta qualità.
In questo caso la carta più bianca ha un aspetto più gradevole ma subisce maggiori procedimenti sbiancanti, che comportano un aumento del prezzo e un maggiore uso di prodotti chimici a danno dell’ambiente.
Conclusione
Per meglio orientarsi nella scelta della carta per stampante e fotocopiatrice il consiglio è quello di preferire una carta con le seguenti caratteristiche:
Certificazione PEFC o FSC (Etichetta ecologica),
Grammatura di 80 g, (assicura una buona tenuta del foglio)
Levigatezza (per una buona stampabilità e scorrevolezza),
Aspetto brillante (per evitare spreco di toner),
Assenza di acidi (meno inquinamento).
Come vedi risparmiare tempo, energia e materie prime primarie diventa prioritario se si consiera che tutti dobbiamo sforzarci nel perseguire quel miglioramento ecologico divenuto oramai una necessità.
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