Articolo aggiornato il 18 Febbraio 2023

Anche se alcuni affermano di trovarsi bene nel proprio caos, in realtà tenere in ordine l’ambiente di lavoro è indispensabile per migliorare la propria efficienza e produttività. 

Mantenere l’ufficio ben organizzato – sia in casa o in azienda – richiede metodo e attenzione. Ci sono anche degli specialisti del settore (professional organizer) che propongono precisi accorgimenti pratici e soluzioni rivolte a ottimizzzare tempi e spazi. 

Un ufficio pulito e ben disposto è anche un bel segnale nei confronti dei colleghi o dei clienti.

In questo articolo ti propongo alcuni consigli utili su come mantenere ordinato il tuo ufficio.

1) Evita di accumulare documenti e materiale inutile sulla scrivania

Una scrivania sgombra è segno di efficienza, non di inattività.

Comincia allora dalla tua postazione, eliminando il superfluo e mettendo a posto tutto ciò che non ti serve a breve tempo.

Ciò che utilizzi spesso puoi tenerlo in un cassetto, insieme a fazzoletti o snack.

Se pensi a cosa serve sulla scrivania durante le ore di lavoro vedrai che oltre al Pc, il porta penne, il block notes e l’agenda non ti serve altro.

2) Tieni in ordine anche i cassetti

I cassetti andrebbero considerati come un prolungamento della scrivania. Quindi, scrivania sgombra e cassetti ordinati.

I cassetti possono essere differenziati in base al loro utilizzo.

Ad esempio, in un cassetto puoi sistemare solo ciò che usi spesso durante il giorno o degli oggetti che vuoi avere a portata di mano, per esempio spillatrici, forbice, graffette e così via.

In un altro cassetto puoi riporre i ricambi di penne, nuovi block notes, post-it, righello, buste e cancelleria di riserva.

3) Utilizza cartelline e raccoglitori

Suddividi i tuoi documenti in cartelline e raccoglitori porta documenti con una certa logica.

Per esempio utilizzando diversi colori: rosso = urgente, blu = archiviato, verde = in utilizzo.

Per le pratiche di cui ti devi occupare in tempi brevi puoi utilizzare anche delle comode vaschette, così come per le carte che non contengono dati riservati ed eventuali modelli da compilare.

Archivia invece i documenti più importanti nei raccoglitori, distinguendoli con apposite etichette.

Puoi catalogare tutti i documenti in ordine alfabetico o in ordine cronologico, dipende da come ti organizzi.

Su come scegliere i porta documenti per l’archivio puoi leggere: Raccoglitori per l’archivio: come sceglierli

4) No alle pile di cartelline sulla scrivania

Conserva le cartelline e i porta documenti in un armadio o in una libreria in modo che la tua scrivania sia sgombra. Vedrai che lavorerai meglio.

Una pila di documenti sulla scrivania è il peggior modo per cominciare una giornata di lavoro.

Mantenere la scrivania in ordine ha un doppio vantaggio: agevola il lavoro e dà l’impressione ai colleghi e ai clienti di essere in presenza di una persona su cui si può fare affidamento.

Vedi le nostre proposte per mantenere l’ufficio in ordine: cassettiere e armadi per l’ufficio

5) Tieni pulito il tuo piano di lavoro

Non solo ordine, la scrivania va pulita ogni giorno a fine lavoro con un panno e un prodotto disinfettante/antibatterico.

A maggior ragione in questi tempi di Coronavirus in cui pulizia e disinfezione sono importanti.

Profuma l’ambiente giornalmente oppure utilizza un diffusore con i bastoncini di legno.

Anche la cancelleria va raggruppata: invece di avere penne, matite, ed evidenziatori sparsi, tienili in un solo contenitore, un portapenne o una tazza personalizzata.

6) Raggruppa i fili

Fai attenzione ai fili del telefono, della stampante e del computer: meglio riunirli in un passacavi.

7) Controlla le scadenze: scegli un calendario ben visibile

Se la tua scrivania non è enorme valuta di utilizzare un calendario da appendere anziché il calendario da tavolo, che occupa spazio ed è piccolo per scriverci.

8) Diversifica la raccolta dei rifiuti e ricicla

Dividi i rifiuti a seconda del tipo di riciclo del tuo comune. Per la raccolta differenziata utilizza due diversi contenitori: uno per la carta e uno per la plastica e/o alluminio.

Inoltre ricicla le cartucce di tonner per stampante che possono essere rigenerate.

Leggi: Ufficio eco-sostenibile: fa bene all’ambiente e alla produttività aziendale

Pertanto trovarsi a lavorare in un ufficio ben organizzato aiuta ad affrontare la giornata con più serenità, buonoumore e stimola la creatività.

Se hai bisogno di consigli su quale materiale acquistare, dai raccoglitori alla stampante o altre macchine per l’ufficio contattaci, siamo a tua disposizione!

Oppure vieni a trovarci: siamo a San Bonifacio (Verona) in Via Don G.Dalla Tomba n.3, sulla Strada Statale 11.

 

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