Mantenere ordine nell’ambiente di lavoro è indispensabile per migliorare la propria efficienza e produttività.
L’ufficio ben organizzato, sia in casa che in azienda, richiede però metodo e attenzione, tanto che si è affermata la figura professionale del Professional Organizer, lo specialista che propone accorgimenti pratici e soluzioni rivolte a ottimizzare tempi e spazi.
Un ufficio pulito e in ordine è anche un bel segnale nei confronti dei colleghi o dei clienti.
In questo articolo ti propongo alcuni consigli utili su come mantenere il tuo ufficio in ordine.
1) Evita di accumulare documenti e materiale inutile sulla scrivania
Una scrivania sgombra è segno di efficienza, non di inattività.
Comincia allora dalla tua postazione, eliminando il superfluo e mettendo a posto tutto ciò che non ti serve a breve tempo.
Ciò che utilizzi spesso puoi tenerlo in un cassetto, insieme a fazzoletti o snack.
Se pensi a cosa serve sulla scrivania durante le ore di lavoro vedrai che oltre al Pc, il porta penne, il block notes e l’agenda non ti serve altro.
2) Tieni in ordine anche i cassetti
I cassetti andrebbero considerati come un prolungamento della scrivania. Quindi, scrivania sgombra e cassetti ordinati.
I cassetti possono essere differenziati in base al loro utilizzo.
Ad esempio, in un cassetto puoi sistemare solo ciò che usi spesso durante il giorno o degli oggetti che vuoi avere a portata di mano, per esempio spillatrici, forbice, graffette e così via.
In un altro cassetto puoi riporre i ricambi di penne, nuovi block notes, post-it, righello, buste e cancelleria di riserva.
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3) Utilizza cartelline e raccoglitori
Suddividi i tuoi documenti in cartelline e raccoglitori porta documenti con una certa logica.
Per esempio utilizzando diversi colori: rosso = urgente, blu = archiviato, verde = in utilizzo.
Per le pratiche di cui ti devi occupare in tempi brevi puoi utilizzare anche delle comode vaschette, così come per le carte che non contengono dati riservati ed eventuali modelli da compilare.
Archivia invece i documenti più importanti nei raccoglitori, distinguendoli con apposite etichette.
Puoi catalogare tutti i documenti in ordine alfabetico o in ordine cronologico, dipende da come ti organizzi.
Su come scegliere i porta documenti per l’archivio puoi leggere: Raccoglitori per l’archivio: come sceglierli
4) No alle pile di cartelline sulla scrivania
Conserva le cartelline e i porta documenti in un armadio o in una libreria in modo che la tua scrivania sia sgombra. Vedrai che lavorerai meglio.
Una pila di documenti sulla scrivania è il peggior modo per cominciare una giornata di lavoro.
Mantenere la scrivania in ordine ha un doppio vantaggio: agevola il lavoro e dà l’impressione ai colleghi e ai clienti di essere in presenza di una persona su cui si può fare affidamento.
Vedi le nostre proposte per mantenere l’ufficio in ordine: cassettiere e armadi per l’ufficio
Strumenti utili per mantenere in ordine la scrivania: supporto monitor ergonomico Leitz (utilizza lo spazio sotto il supporto per inserire la tastiera o documenti); cassettiera da ufficio, vaschetta porta corrispondenza, Post-it
5) Tieni pulito il tuo piano di lavoro
Non solo ordine, la scrivania va pulita ogni giorno a fine lavoro con un panno e un prodotto disinfettante/antibatterico.
Profuma l’ambiente giornalmente oppure utilizza un diffusore con i bastoncini di legno.
Anche la cancelleria va raggruppata: invece di avere penne, matite, ed evidenziatori sparsi, tienili in un solo contenitore, un portapenne o una tazza personalizzata.
6) Raggruppa i fili
Fai attenzione ai fili del telefono, della stampante e del computer: meglio riunirli in un passacavi.
7) Controlla le scadenze: scegli un calendario ben visibile
Se la tua scrivania non è enorme valuta di utilizzare un calendario da appendere anziché il calendario da tavolo, che occupa spazio ed è piccolo per scriverci.
8) Diversifica la raccolta dei rifiuti e ricicla
Dividi i rifiuti a seconda del tipo di riciclo del tuo comune. Per la raccolta differenziata utilizza due diversi contenitori: uno per la carta e uno per la plastica e/o alluminio.
Inoltre ricicla le cartucce di toner per stampante che possono essere rigenerate.
Leggi: Ufficio eco-sostenibile: fa bene all’ambiente e alla produttività aziendale
Che ne dici? Come tieni in ordine il tuo ufficio?
Prova i nostri consigli, vedrai che trovarsi a lavorare in un ufficio ben organizzato stimola la creatività e aiuta ad affrontare la giornata con più serenità e buonumore.
Se hai bisogno di consigli su quale materiale acquistare, dai raccoglitori alla stampante o altre macchine per l’ufficio contattaci, siamo a tua disposizione!
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