In un ufficio efficiente la corretta gestione dei documenti è garanzia di sicurezza dei dati propri e dei clienti.
Preventivi, fatture e schede anagrafiche richiedono un sistema di catalogazione, supportato dai raccoglitori, che permetta una facile consultazione.
Inoltre umidità, luce e polvere possono deteriorare lo stato dei documenti stessi.
A tal scopo è importante acquistare dei raccoglitori di buona qualità sui quali riporre ogni foglio in ordine e in modo veloce.
Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a capire quali raccoglitori scegliere tra i tanti tipi presenti sul mercato.
Raccoglitore per ufficio
I raccoglitori ad anelli sono i più usati e si suddividono in due categorie in base al tipo di utilizzo:
1.Registratori: custodia in cartone per archiviare DDT e fatture. A fine anno vengono spostati in archivio.
2.Cartelle ad anelli: sono prive di custodia e vengono consultati di frequente. Sono ad esempio i listini, manuali o materiale informativo da presentare ai clienti.
Registratori per i documenti con formato A4
Il registratore è il tipo di raccoglitore più scelto negli uffici.
In funzione delle tue necessità di archiviazione puoi guardare tra:
1.Registratori commerciali: offrono una comoda copertina dove conservare il supporto di archivio ed è funzionale per inserire semplicemente i fogli, senza raccoglierli a loro volta all’interno di una busta trasparente.
2.Registratori protocollo: sono l’ideale per raccogliere i documenti proteggendo i fogli con le classiche buste a perforazione.
Inoltre con questo tipo di supporto per l’archiviazione c’è un maggior spazio a disposizione, che agevola appunto l’inserimento di buste o piccoli campioni.
Attenzione al formato
Tra i raccoglitori di formato commerciale e protocollo esiste una piccola differenza in termini di dimensioni.
I raccoglitori protocollo sono un po’ più alti, essendo stati progettati per facilitare la raccolta di documenti che vengono inseriti all’interno delle buste a perforazione.
Un consiglio, prima di acquistare i nuovi raccoglitori misura l’altezza dei ripiani deigli armadi: se sono inferiori a 34 cm la scelta adatta è la versione commerciale con un’altezza inferiore, anziché la versione protocollo.
Dai un’occhiata al nostro assortimento di registratori per l’archivio nel formato protocollo e confronta i prodotti dei diversi brand: troverai sicuramente i raccoglitori più adatti alle tue necessità di archivio.
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Tre modelli di raccoglitore da provare
Registratore Unico è sicuramente un raccoglitore molto apprezzato dal pubblico.
È costruito in polipropilene con anima di cartone da 2.2 mm. È resistente e puoi trovarlo con o senza raccoglitore, sempre con il dorso personalizzabile.
Il meccanismo a leva interno con il pressino sono in materiale inossidabile di elevata qualità.
L’occhiello ovale per l’estrazione e porta etichetta sul dorso, con etichetta personalizzabile, sono indispensabili per la massima praticità d’uso.
Il raccoglitore Unico è la base di partenza per il tuo archivio. Modelli più economici rischiano di rompersi nel meccanismo a leva, che è la parte più soggetta all’uso.
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I modelli “Leitz” e “Dox” sono il top quando si parla di raccoglitori
Registratore Leitz è un registratore che rappresenta il massimo dal punto di vista della qualità e della praticità.
Con il meccanismo brevettato “Leitz 180°” rende più facili e rapide le pratiche di archiviazione ed estrazione dei documenti.
La particolare apertura, studiata e realizzata con un meccanismo unico nel suo genere, risulta infatti più ampia del 50% permettendo di svolgere le operazioni di inserimento più velocemente.
I fogli possono essere inseriti da entrambi i lati, evitando di dover richiudere il meccanismo per poi riaprirlo ogni volta che si deve inserire un documento nella parte sinistra del registratore.
Il registratore Leitz è realizzato in robusto cartone da 2,4 mm, con rivestimento esterno in polipropilene (finitura similpelle) e carta interna plastificata (effetto perlato).
La custodia è rivestita in carta goffrata con grafica bicromatica e con etichetta estraibile in modo da riutilizzarlo nel tempo.
Praticamente un registratore con tre caratteristiche vincenti:
- Pratico
- Resistente
- Riutilizzabile
Il registratore Dox ha la particolarità di essere dotato di una linguella per l’estrazione.
La sua resistenza è 3 volte superiore agli altri raccoglitori ed è caratterizzato da un design con una presa ergonomica, più agevole e arrotondata (l’area rientrante suggerisce il gesto per estrarre correttamente).
La struttura in cartone rivestito con carta goffrata antimpronta e rifinito con paralati metallici alla base della plancia, lo conferma come un prodotto di fascia alta.
Il registratore Dox si presenta con un meccanismo a leva in acciaio nichelato con pressino. Il dorso è in materiale plastico colorato con porta etichette trasparente.
Rappresenta la scelta ottimale con il rapporto qualità/prezzo.
È il registratore più scelto che riscontra la fiducia dei clienti storici.
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Cartelle ad anelli per i documenti con formato diverso dall’A4
Rimanendo nell’ambito dell’archiviazione troviamo anche le cartelle ad anelli.
Sono cartelle ampiamente utilizzate per consultare documenti, disponibili con diverse misure:
- formato A5 (15cm x 21cm);
- formato A3 (29,7cm x 42cm);
- formato 50cm x 70cm, usato per disegni e progetti.
La misura del dorso cambia in base al tipo di anelli che vengono utilizzati all’interno della cartella.
Maggiore sarà il diametro dell’anello e maggiore sarà il dorso della cartella.
Conclusioni
Come abbiamo visto il sistema di archiviazione richiede degli accessori che soddisfino almeno tre caratteristiche:
- Maneggevolezza
- Qualità
- Riutilizzo
Per prima cosa è importante trovare il raccoglitore che sia semplice da usare e con un meccanismo di qualità.
Pertanto si deve ben valutare il rapporto costo/durata. Terminato il tempo obbligatorio per la conservazione dei documenti, se la qualità è buona, i raccoglitori possono essere riutilizzati, semplicemente cambiando l’etichetta.
E questo, come ben sappiamo, ci richiama al vecchio detto: “Chi meno spende, più spende”.
Facciamo, inoltre, una valutazione dei materiali con un occhio alla sostenibilità.
I materiali usati nella costruzione dei registratori sono ecologici?
La carta riciclata e l’assenza di agenti chimici dannosi usati negli articoli per ufficio sono degli elementi da considerare nel rispetto dell’ambiente.
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