In ufficio una corretta organizzazione dei documenti è fondamentale, in quanto consente di individuare le informazioni più importanti nel minore tempo possibile.
Per questo è importante scegliere il giusto sistema di archiviazione cartacea dei documenti.
Archivio corrente, di deposito e storico
Un buon sistema di organizzazione dei documenti dovrebbe prevedere la creazione di tre archivi diversi:
- archivio corrente: insieme di tutti documenti necessari per la gestione corrente dell’azienda;
- archivio di deposito: insieme di documenti che devono essere conservati in relazione agli obblighi di legge;
- archivio storico: insieme dei documenti che anche se hanno esaurito la loro funzione devono essere conservati per esigenze storico-culturali.
Nella maggior parte dei casi i documenti aziendali vengono suddivisi in anni (dal più vecchio al più recente), in categorie e temi.
Ogni categoria prevede di solito anche dei sottogruppi: ad esempio l’insieme dei documenti bancari può essere suddiviso in base ai diversi anni.
Come archiviare documenti cartacei in ufficio nella maniera più efficace?
Le soluzioni di archiviazione dei documenti sono varie, in quando dipendono dalle specifiche esigenze dell’azienda.
Strumenti per l’archiviazione
Per procedere con l’archiviazione dei documenti cartacei utile aver a disposizione i seguenti strumenti: cucitrice a pinza, buste, etichette adesive, raccoglitori ad anelli, scatole e faldoni.
Inoltre, prima di procedere con l’archiviazione, bisogna assicurarsi di disporre di un numero sufficiente di fascicoli, etichette e raccoglitori per ufficio, in modo da catalogare i diversi documenti.
Successivamente i passaggi da svolgere sono i seguenti:
- raggruppare i documenti in categorie e sottocategorie;
- ordinare i fascicoli in ordine alfabetico/numerico;
- eliminare documenti cartacei superflui;
- classificare i documenti per anno o per ordine alfabetico.
Ogni fascicolo e raccoglitore deve essere poi collocato in una posizione specifica nell’archivio dei documenti cartacei in modo da essere facilmente consultabile.
Registratori per archivio: come sceglierli
Il registratore è il tipo di raccoglitore più diffuso. In base alle tue necessità di archiviazione puoi scegliere tra:
- Registratori commerciali, che offrono una copertina dove conservare il supporto di archivio e sono funzionali per inserire semplicemente i fogli, senza raccoglierli a loro volta all’interno di una busta trasparente.
- Registratori protocollo, nei quali i documenti vanno inseriti nelle classiche buste a perforazione. Hanno inoltre un maggior spazio a disposizione, che agevola appunto l’inserimento di buste o piccoli campioni.
Tra i raccoglitori di formato commerciale e protocollo esiste una piccola differenza in termini di dimensioni.
I raccoglitori protocollo sono un po’ più alti, essendo stati progettati per facilitare la raccolta di documenti che vengono inseriti all’interno delle buste a perforazione.
Prima di acquistare i nuovi raccoglitori misura l’altezza dei ripiani dei tuoi archivi: se sono inferiori a 34 cm la scelta adatta è la versione commerciale, anziché la versione protocollo.
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Registratore in robusto cartone da 2 mm, rivestito sia internamente che esternamente in polipropilene incollato su entrambi i lati.
Dotato di ampia etichetta scrivibile su entrambi i lati e di portaetichetta saldato sul dorso e di bande metalliche di rinforzo che mantengono i bordi della custodia perfettamente diritti anche dopo un lungo utilizzo.
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Ogni dox possiede al suo interno un volantino con il codice QR da applicare sull’etichetta e 3 semplici indicazioni per scaricare la app dedicata su App Store e Google Play.
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Nuovo registratore Dox® 5 dotato di linguella per l’estrazione a scomparsa 3 volte più resistente e un design con presa ergonomica. Struttura in cartone rivestito con carta goffrata antimpronta e rifinito con paralati metallici alla base della plancia.
Custodia in fibrone rivestito con carta nera goffrata trattata antimpronta, interno nero e parabordi verniciati. Meccanismo a leva in acciaio.
Dorso in materiale plastico colorato e portaetichette trasparente con etichetta reversibile.
Ogni dox possiede al suo interno un volantino con il codice QR da applicare sull’etichetta e 3 semplici indicazioni per scaricare la app dedicata su App Store e Google Play. Formato protocollo (LxH) 23×34 cm. Dorso 5 cm. 
Criteri di archiviazione dei documenti
Per trovare il sistema di archiviazione più adatto alla propria azienda è necessario:
- definire la quantità di documenti cartacei che vengono creati quotidianamente;
- individuare chi li elabora e a chi sono destinati;
- decidere se utilizzare un ordine cronologico o alfabetico;
- usare sottocartelle.
Se si sceglie di utilizzare l’ordine numerico i raccoglitori saranno ordinati per numero.
Ciò significa, ad esempio, che i contenitori per le fatture emesse devono aprirsi in modo tale che il primo documento visibile sia l’ultimo ad essere stato emesso. Pertanto, il documento n.1 si trova in fondo, sotto gli altri più recenti.
Se si opta invece per l’ordine alfabetico l’unico criterio da tener presente è il seguente: far in modo che la lettera A sia la prima a esser letta.
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